Se gestisci una struttura ricettiva in Italia, che sia un hotel, un B&B o una casa vacanze, c'è un nome che devi assolutamente conoscere: Alloggiati Web della Polizia di Stato.
Non si tratta di un optional o di una semplice formalità, ma di un portale online ufficiale attraverso cui sei tenuto a comunicare i dati dei tuoi ospiti alle autorità di Pubblica Sicurezza. È un obbligo di legge sancito dall'articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS), fondamentale per la sicurezza nazionale e un'incombenza che, se gestita male, può trasformarsi in un vero problema.
Cos'è AlloggiatiWeb e perché è un obbligo di legge
Immagina AlloggiatiWeb non come un ennesimo passaggio burocratico, ma come uno strumento cruciale per garantire la sicurezza di tutti. La legge impone a ogni gestore, senza eccezioni, di inviare le generalità delle persone alloggiate tramite le cosiddette "schedine alloggiati" in formato digitale.
Poco importa se hai un albergo con centinaia di camere o se affitti il tuo appartamento solo qualche settimana all'anno: la regola è la stessa per tutti.
Per avere un quadro immediato degli obblighi, ecco una tabella riassuntiva che ti aiuta a non sbagliare.
Riepilogo obblighi e scadenze per la comunicazione AlloggiatiWeb
Questa tabella chiarisce i requisiti normativi essenziali, indicando tempi e modalità di invio per essere sempre in regola.
| Tipologia di ospite | Scadenza per la comunicazione | Soggetti obbligati |
|---|---|---|
| Ospiti con soggiorno superiore alle 24 ore | Entro le 24 ore successive all'arrivo | Hotel, B&B, case vacanze, affittacamere, agriturismi, campeggi e ogni altra struttura ricettiva. |
| Ospiti con soggiorno inferiore alle 24 ore | Immediatamente al momento dell'arrivo | Tutte le strutture ricettive, senza alcuna eccezione. |
Rispettare queste scadenze è tassativo per evitare di incorrere in sanzioni.
Le sfide della gestione manuale
Molti gestori si affidano ancora al metodo tradizionale: raccolta dei documenti al check-in e successiva trascrizione manuale dei dati sul portale. Un approccio che, purtroppo, è una ricetta quasi sicura per inefficienza e problemi.
Pensa a cosa comporta la gestione manuale delle schedine:
- Code alla reception: L'ospite arriva, stanco dal viaggio, e deve aspettare che tu fotocopi i documenti e inserisca i dati a sistema. Non è esattamente un'accoglienza a cinque stelle.
- Alto rischio di errori: Basta un numero di passaporto sbagliato o una data di nascita trascritta male per invalidare la comunicazione, mettendoti in una posizione di non conformità.
- Stress operativo: Ricordarsi di inviare i dati entro 24 ore (o subito, per soggiorni brevi) aggiunge una pressione costante alla tua giornata lavorativa.
Questi non sono semplici fastidi. Peggiorano l'esperienza del cliente e, soprattutto, ti espongono a rischi legali concreti. Un errore o un ritardo qui non è una svista, ma la violazione di un preciso obbligo di legge.
Attenzione: la mancata o tardiva comunicazione dei dati degli ospiti non è solo una sanzione amministrativa. È un reato penale previsto dall'articolo 109 del TULPS, con conseguenze che possono includere multe salate e, nei casi più gravi, persino l'arresto.
Trasformare un obbligo in un'opportunità
Per fortuna, oggi la tecnologia ci viene in soccorso, permettendo di trasformare questo peso burocratico in un processo snello e persino vantaggioso. Soluzioni digitali come NowCheckin sono nate proprio per questo: automatizzare l'intero flusso di invio dati al portale Alloggiati Web della Polizia di Stato.
Come funziona? Semplicissimo. Con una rapida scansione del documento tramite smartphone, l'app estrae i dati in pochi secondi, senza errori, e li invia direttamente alle autorità con un tocco. Questo non solo ti garantisce la conformità normativa automatica, ma elimina del tutto la trascrizione manuale e i rischi che ne derivano.
Il risultato è una riduzione del 70% dei tempi di check-in, trasformando l'arrivo in un'esperienza fluida e moderna per i tuoi ospiti. Essere in regola diventa facile, veloce e, alla fine, un punto di forza per il tuo business.
Ottenere le credenziali e registrarsi al portale
Prima di poter anche solo pensare di comunicare i dati degli ospiti, c'è un passaggio obbligato: ottenere l'accesso ufficiale al portale Alloggiati Web della Polizia di Stato. A prima vista, potrebbe sembrare un labirinto burocratico, ma con le giuste dritte diventa un percorso chiaro e fattibile, anche per chi è alle prime armi.
Il primo passo, inderogabile, è mettersi in contatto con la Questura competente per il territorio, cioè quella della provincia dove si trova la tua struttura. Non puoi rivolgerti a una Questura qualsiasi; ogni sede gestisce esclusivamente le proprietà della sua giurisdizione.
La documentazione necessaria per la richiesta
Per avviare la pratica, dovrai raccogliere un piccolo fascicolo di documenti. Questi servono ad attestare sia la regolarità della tua attività sia la tua identità come gestore. Anche se qualche piccola differenza tra una Questura e l'altra può esserci, la lista dei documenti fondamentali è quasi sempre la stessa.
Assicurati di avere tutto pronto:
- Modulo di richiesta compilato: Lo trovi quasi sempre sul sito web della tua Questura, pronto da scaricare.
- Copia del documento d'identità: Quella del legale rappresentante o del titolare della struttura.
- SCIA (Segnalazione Certificata di Inizio Attività): O qualsiasi altra licenza che autorizza la tua attività ricettiva.
- Codice fiscale e Partita IVA: Se la tua è un'attività imprenditoriale.
- Visura catastale dell'immobile: Un documento che dimostra che hai titolo per gestire quella proprietà.
Una volta che hai raccolto tutti i documenti, devi presentarli seguendo le istruzioni della tua Questura. Potrebbe essere un invio via PEC (Posta Elettronica Certificata) o la consegna a mano direttamente all'ufficio competente.
Dopo aver verificato che sia tutto in regola, la Polizia di Stato ti invierà le credenziali d'accesso, di solito un nome utente e una password. Attenzione, perché il processo può richiedere alcuni giorni: muoviti per tempo, soprattutto se stai per aprire una nuova attività!
Gestire l'accesso e superare le difficoltà più comuni
Una volta ottenute le credenziali, il portale Alloggiati Web è finalmente a tua disposizione. Qui, però, possono nascere le prime difficoltà operative, specialmente per chi gestisce più di una proprietà. Una delle sfide più comuni? Giostrarsi tra decine di credenziali diverse, una per ogni struttura, aumentando il rischio di fare confusione e rallentando tutto il lavoro.
Un altro grattacapo frequente è il recupero della password o la gestione del certificato digitale, procedure che a volte non sono proprio immediate. Questi ostacoli, che sembrano piccoli, possono diventare un vero e proprio blocco se il portale va in tilt o se ti dimentichi una password proprio quando hai un ospite da registrare con urgenza. Per capire meglio come risolvere questi problemi, puoi leggere la nostra guida dettagliata su come fare l'accesso ad Alloggiati Web login.
La soluzione a questa frammentazione operativa, per fortuna, esiste e si chiama software di gestione. Piattaforme come NowCheckin, per esempio, sono nate proprio per semplificare questo aspetto. Invece di dover tenere a mente decine di password per i vari portali (Alloggiati Web, ISTAT, tassa di soggiorno), puoi avere tutto centralizzato in un'unica dashboard.
Con un solo login sulla nostra app, il sistema si collega in automatico a tutti i portali che ti servono, inviando i dati con un semplice click. Questa automazione completa non solo ti libera dallo stress di gestire mille credenziali, ma abbatte il rischio di errori umani e ti garantisce una conformità normativa automatica. L'obiettivo è uno solo: toglierti di mezzo le incombenze burocratiche per farti concentrare su quello che conta davvero: l'accoglienza dei tuoi ospiti.
Come inviare le schedine alloggiati senza errori
Dopo aver ottenuto le credenziali, si entra nel vivo dell’operatività quotidiana: compilare e trasmettere le schedine sul portale Alloggiati Web della Polizia di Stato. Può sembrare un compito quasi ripetitivo, ma qui ogni dettaglio conta. Un solo carattere sbagliato e rischiate di bloccare l’intera procedura.
La modalità manuale richiede concentrazione e ordine. Dal nome esatto dell’ospite al numero del documento, tutto deve combaciare perfettamente. Nei giorni di maggior afflusso, anche il gestore più preciso può ritrovarsi sotto pressione.
La compilazione passo dopo passo
Accesso al portale
Inserite nome utente, password e caricate il certificato digitale in vostro possesso.Nuova schedina
Selezionate “Crea comunicazione” e indicate la data di arrivo insieme ai giorni di permanenza.Inserimento dati
Trascrivete nome, cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza e dettagli del documento di identità per ciascun ospite.Invio telematico
Controllate bene ogni campo e inviate: il sistema fornirà subito una ricevuta digitale firmata.
Gestire famiglie o gruppi è ancora più complesso. Per un nucleo familiare, ad esempio, create prima la scheda del capofamiglia e poi collegate gli altri membri. Nei gruppi più numerosi, la procedura resta la stessa ma il numero di passaggi cresce.
Il rischio dell’errore umano
Digitare a mano comporta inevitabili distrazioni. Basta invertire giorno e mese di nascita, confondere una lettera nel cognome o inserire male un numero di passaporto per invalidare tutto.
Secondo analisi operative nel settore, gli errori di trascrizione manuale rappresentano una delle principali cause di comunicazioni non conformi. Questi errori non solo richiedono tempo per essere corretti, ma espongono la struttura a un rischio legale concreto in caso di controlli.
Pensateci come a un meccanico che monta un motore: se anche un cavo non è collegato alla batteria nel modo giusto, la macchina non parte. Allo stesso modo, un’unica imprecisione può bloccare l’invio delle schedine.
In questo contesto, l’automazione diventa imprescindibile. Soluzioni come Nowcheckin sfruttano la scansione con lo smartphone per estrarre i dati in un attimo, eliminando completamente il rischio di errori umani.
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La gestione di modifiche e cancellazioni
Situazione 1: l’ospite prolungare il soggiorno.
Situazione 2: parte prima del previsto.
In entrambi i casi il portale AlloggiatiWeb permette di rieseguire l’accesso, individuare la scheda giusta e aggiornare le date. Tuttavia, ogni intervento manuale richiede di ritornare online, ripercorrere i menu e riconvalidare le informazioni.
Con un’app dedicata, invece, le variazioni si gestiscono direttamente dall’interfaccia: il software comunica in autonomia alle autorità i cambi di programma, senza dover entrare ogni volta nel portale ministeriale.
Questo schema mette in evidenza come, pur essendo lineare, il flusso tradizionale passi attraverso vari step burocratici che un buon tool può semplificare.
L’obbligo di conservazione delle ricevute
Dopo ogni invio il sistema rilascia un PDF firmato digitalmente. La legge stabilisce che queste ricevute vadano conservate per 5 anni, sempre a disposizione di eventuali controlli.
Organizzare un archivio manuale diventa presto un rompicapo: creare cartelle per anno e mese, rinominare file in modo univoco, fare backup regolari… perdere anche un solo documento significherebbe non poter dimostrare l’adempimento dell’obbligo.
Ancora una volta la tecnologia offre la soluzione. Con Nowcheckin la conservazione digitale delle ricevute è automatica: ogni file viene salvato in un cloud protetto (SchedineCloud) e resta consultabile in qualsiasi momento.
Per approfondire, leggi la nostra guida dedicata alle schedine alloggiati in PDF.
Sanzioni per mancata comunicazione: cosa rischi realmente
Ignorare o, peggio, sottovalutare l'obbligo di comunicazione ad Alloggiati Web della Polizia di Stato non è una semplice svista amministrativa. È un errore che può costare molto, molto caro, trasformando una banale negligenza in un problema legale serio, con conseguenze concrete e pesanti per la tua attività.
Tanti gestori vivono con l'idea che i controlli siano rari o superficiali. La realtà, purtroppo, è ben diversa. Le ispezioni sono sempre più frequenti e accurate, e le autorità non si fanno scrupoli ad applicare la legge con il massimo rigore.
Cosa dice la legge: l'articolo 109 del TULPS
Il punto di riferimento normativo è l'articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS). Questo articolo parla chiaro e non lascia spazio a interpretazioni: la mancata, tardiva o incompleta comunicazione delle generalità degli ospiti è un reato.
Le conseguenze previste sono tutt'altro che leggere. Si parla di:
- Sanzioni penali: Nei casi più gravi, si rischia l'arresto fino a tre mesi.
- Ammende salate: Le sanzioni pecuniarie possono raggiungere cifre importanti, mettendo a dura prova la salute finanziaria della tua struttura.
Per capire bene il peso di queste penalità, è utile conoscere la differenza tra multa e sanzione amministrativa: qui stiamo parlando di conseguenze che vanno ben oltre una semplice "multa" per divieto di sosta.
L'omissione non viene mai vista come una semplice dimenticanza. Agli occhi della legge, impedisce alle Forze dell'Ordine di svolgere un'attività di prevenzione e controllo fondamentale per la sicurezza di tutti. Ecco perché la risposta dello Stato è così dura.
L'intensificazione dei controlli è un dato di fatto
Se una volta i controlli potevano sembrare un evento sporadico, una recente campagna nazionale dei Carabinieri NAS ha segnato un netto cambio di passo. Su 2.500 B&B controllati, pensate un po', ben 1 su 5 è risultato irregolare.
Questa operazione ha portato a 731 violazioni amministrative e 61 penali, per un totale di oltre 500.000 euro di sanzioni. Questi numeri non sono solo statistiche: sono la prova concreta di un'intensificazione radicale dei controlli e di una forte volontà di mettere ordine nel settore.
Affidarsi a un sistema preciso e affidabile per la gestione degli invii non è più un lusso, ma una necessità strategica per proteggere il tuo business.
L'automazione come scudo protettivo
Di fronte a uno scenario del genere, l'automazione offerta da soluzioni come NowCheckin diventa un vero e proprio scudo protettivo. Affidarsi a un'app che gestisce l'invio dei dati in modo automatico significa mettere la propria struttura al riparo da qualsiasi rischio, una volta per tutte.
La conformità normativa automatica assicura invii sempre puntuali e corretti. Il sistema elimina gli errori di distrazione, rispetta le scadenze di legge e archivia le ricevute in modo sicuro, creando una barriera invalicabile contro sanzioni legali o finanziarie. In questo modo, puoi finalmente tornare a concentrarti su ciò che conta davvero: l'accoglienza dei tuoi ospiti, con la certezza che la burocrazia sia gestita in modo impeccabile.
Gestire ISTAT e tassa di soggiorno oltre AlloggiatiWeb
Chi gestisce una struttura ricettiva sa bene che gli obblighi non finiscono con l'invio delle schedine ad Alloggiati Web della Polizia di Stato. Anzi, quello è solo il primo passo di un percorso burocratico che può trasformarsi in una vera giungla, mettendo a dura prova anche gli host più organizzati.
Oltre alla sicurezza pubblica, infatti, ci sono almeno altre due comunicazioni fondamentali da non dimenticare: i dati statistici per l'ISTAT e la gestione della tassa di soggiorno. E se il portale della Polizia è unico a livello nazionale, per tutto il resto la situazione si complica, e non di poco.
Un incubo di portali regionali e comunali
Il sistema italiano è un mosaico di normative e piattaforme diverse. Ogni regione, e molto spesso ogni singolo comune, ha il suo portale e le sue regole, creando un labirinto di procedure che fa perdere la testa.
Questo costringe un gestore a destreggiarsi tra decine di siti diversi, ognuno con le proprie credenziali, scadenze e modalità di invio. Basta qualche esempio per capire l'entità del problema:
- ROSS1000: Usato in Lombardia, Calabria e, dal 21 maggio 2025, obbligatorio anche nel Lazio.
- SITRA: La piattaforma di riferimento per chi opera in Abruzzo.
- Paytourist e GEIS: Sistemi molto diffusi per gestire la tassa di soggiorno a livello comunale.
Questa frammentazione trasforma un compito amministrativo in un incubo burocratico, facendo schizzare alle stelle il tempo perso e il rischio di commettere errori.
Il valore di una gestione centralizzata
Questo caos burocratico fa emergere con forza il valore di una soluzione centralizzata. Invece di passare ore a saltare da un portale all'altro, con l'ansia di dimenticare una scadenza o sbagliare un inserimento, immagina di poter fare tutto da un'unica dashboard. Con un solo click.
È proprio qui che entra in gioco la conformità normativa automatica offerta da Nowcheckin. La nostra app è nata per risolvere esattamente questo problema, integrandosi con i principali portali regionali e comunali.
Nowcheckin trasforma un lavoro dispersivo e pieno di rischi in un processo fluido, sicuro e completamente automatizzato. L'obiettivo è liberare i gestori dal peso della burocrazia, garantendo al contempo una precisione assoluta.
Come funziona nella pratica? Una volta raccolti i dati dell'ospite con una semplice scansione del documento, Nowcheckin fa tutto il resto. L'app non solo compila e invia le schedine ad AlloggiatiWeb, ma smista in automatico le informazioni anche ai portali ISTAT competenti e ai sistemi per la tassa di soggiorno, senza che tu debba muovere un dito. Per procedure che richiedono un'attenzione simile, potrebbe interessarti la nostra guida sulla dichiarazione di ospitalità online.
Questa automazione completa non è solo una comodità: è una garanzia di tranquillità. Significa zero errori, zero ritardi e la certezza di essere sempre in regola con tutte le normative, gestendo ogni adempimento da un'unica piattaforma.
L'impatto del Codice Identificativo Nazionale (CIN)
Il Codice Identificativo Nazionale (CIN) ha cambiato le carte in tavola per chi gestisce alloggi per brevi periodi. Pensalo come una sorta di impronta digitale unica per ogni struttura, che la collega direttamente alla banca dati ufficiale.
Questo semplice codice ha creato un ponte diretto tra gli immobili e le autorità, portando un’ondata di trasparenza e mettendo in difficoltà chi operava nell'ombra.
L'effetto è stato immediato e potentissimo. L'introduzione del CIN ha fatto emergere la bellezza di 600.000 alloggi extra-alberghieri che prima erano fantasmi per il fisco, per un totale di oltre 2 milioni di posti letto finalmente registrati.
I numeri parlano chiaro: solo ad agosto 2025, il portale ha gestito 15.663.336 arrivi in appena 18 giorni. Un record impressionante che dimostra l'enorme portata del fenomeno. Puoi leggere l'intera ricerca su Federconsumatori.
Di fronte a questo cambio di passo, molti gestori si sono messi in regola per evitare sanzioni. È la prova che la digitalizzazione non è più un'opzione, ma un processo inarrestabile che sta ridisegnando il mercato.
In questo nuovo scenario, automatizzare non è più un lusso, ma una scelta strategica per rimanere competitivi. E strumenti come NowCheckin nascono proprio per questo: semplificare la gestione del CIN e l'invio delle schedine, trasformando un obbligo in un'opportunità.
Collegamento con AlloggiatiWeb e trasparenza
Il CIN si integra perfettamente con AlloggiatiWeb, creando un flusso digitale unico e tracciabile. Ogni invio lascia una traccia, ogni schedina è verificabile, aumentando la responsabilità del gestore ma anche la sua tranquillità.
Le autorità, dal canto loro, possono contare su dati aggiornati in tempo reale, rendendo i controlli molto più efficaci e mirati.
- 600.000 alloggi extra-alberghieri emersi dal sommerso
- 2 milioni di nuovi posti letto registrati e tassati
- 15.663.336 arrivi tracciati in soli 18 giorni
Questo sistema integrato rende tutta l'operatività più fluida, riducendo drasticamente il rischio di errori manuali e dimenticanze. Con la cronologia degli invii sempre a disposizione, hai tutto sotto controllo.
NowCheckin, in questo contesto, diventa la tua plancia di comando, centralizzando tutte queste operazioni in una dashboard semplice e intuitiva.
I vantaggi dell'automazione per il CIN
Usare un sistema come NowCheckin per gestire il CIN e le schedine significa prima di tutto risparmiare tempo. Parliamo di una riduzione fino al 70% del tempo dedicato a queste pratiche, eliminando per sempre il noioso inserimento manuale dei dati.
Le notifiche automatiche ti ricordano le scadenze, così puoi dire addio all'ansia da ritardo e alle possibili sanzioni. In più, la sicurezza è massima, grazie a crittografia avanzata e sistemi di archiviazione protetti.
"Con Nowcheckin abbiamo azzerato gli errori di trascrizione e, allo stesso tempo, abbiamo reso l'arrivo dei nostri ospiti molto più snello e professionale."
Il sistema fa tutto da solo: acquisisce i dati e li invia direttamente ad AlloggiatiWeb senza passaggi intermedi. Integrando il CIN con tutte le altre comunicazioni obbligatorie, NowCheckin diventa il fulcro di tutti i tuoi adempimenti burocratici.
Questo approccio non solo minimizza i rischi legali, ma migliora concretamente la qualità del servizio che offri. E le strutture che lo capiscono per prime, ottengono un vantaggio competitivo che si misura in tempo e serenità.
Immagina un piccolo B&B a Firenze che prima faticava a stare dietro a tutte le scadenze:
- Senza automazione, il gestore perdeva quasi 2 ore al giorno per le registrazioni.
- Con NowCheckin, lo stesso lavoro richiede meno di 30 minuti.
- Ha eliminato completamente i ritardi e il rischio di multe salate.
Questo esempio pratico dimostra che il CIN non è un peso, ma un'occasione per modernizzare la propria gestione. NowCheckin è lo strumento perfetto per cavalcare questa nuova era senza stress.
In pochi passaggi integri il CIN, invii le schedine e gestisci ogni obbligo di legge. La stretta connessione tra CIN e AlloggiatiWeb rende una piattaforma integrata non solo utile, ma essenziale.
Solo così la burocrazia diventa un processo fluido e l'esperienza dell'ospite può rimanere sempre al centro della tua attenzione.
Passare a una soluzione digitale oggi non è più una scelta, ma un passo necessario e intelligente. Se vuoi navigare con sicurezza nelle nuove regole, scegli NowCheckin per un check-in davvero automatico.
Con un unico strumento gestisci CIN, AlloggiatiWeb, ISTAT e Tassa di Soggiorno con un solo click.
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Vivi la semplicità definitiva, a partire da oggi.
Domande frequenti su AlloggiatiWeb
Per chiudere questa guida, ho raccolto le domande più comuni che saltano fuori nella gestione quotidiana del portale Alloggiati Web della Polizia di Stato. Avere subito una risposta chiara può fare davvero la differenza quando sei nel pieno del lavoro.
Cosa faccio se il portale AlloggiatiWeb non funziona?
È un classico: proprio quando ne hai più bisogno, il portale è offline. È una situazione frustrante ma, purtroppo, succede. Se il sito è irraggiungibile per manutenzione o per un guasto tecnico, l'obbligo di comunicare i dati non svanisce.
La procedura corretta è una sola: contatta subito il supporto tecnico di AlloggiatiWeb, di solito via PEC o email, per segnalare il disservizio. Questo passaggio è cruciale, perché ti crea una prova scritta che dimostra la tua volontà di adempiere all'obbligo. In caso di controlli, quel messaggio sarà la tua tutela.
Come registro un ospite senza documento d'identità?
Su questo punto la legge non ammette scorciatoie: è assolutamente vietato dare alloggio a chi non ha un documento d'identità valido o si rifiuta di mostrarlo. L'articolo 109 del TULPS parla chiaro e non lascia spazio a interpretazioni.
Accettare un cliente senza documenti non solo ti impedisce di fare la registrazione su AlloggiatiWeb, ma ti espone a sanzioni e responsabilità legali piuttosto pesanti.
La regola d'oro è semplicissima: nessun documento, nessun check-in. Non esistono procedure alternative o "trucchetti" per registrare un ospite che non vuole o non può essere identificato.
Quali documenti sono validi per la registrazione?
Per caricare le schedine sul portale AlloggiatiWeb, puoi accettare solo documenti in corso di validità. I più comuni sono:
- Carta d'identità (sia il vecchio modello cartaceo che quella elettronica)
- Passaporto
- Patente di guida (ma attenzione, è valida solo per i cittadini italiani e dell'Unione Europea)
Ricorda sempre di dare un'occhiata alla data di scadenza. Un documento scaduto è carta straccia ai fini della legge, e la tua comunicazione potrebbe essere rifiutata o, peggio, considerata irregolare.
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