Se gestisci case vacanza o appartamenti turistici, il contratto di locazione breve è il tuo migliore amico. Ma affrontare la burocrazia può sembrare un'impresa, trasformando la gestione degli ospiti in una fonte di stress. Si tratta di un accordo scritto tra te (l'host) e il tuo ospite per l'affitto di un immobile a uso abitativo per un periodo che non può superare i 30 giorni. Non è solo una formalità, ma uno strumento potentissimo per definire regole, diritti e doveri, offrendoti una solida tutela legale e semplificando procedure spesso lente e complesse.
Cos'è il contratto di locazione breve e perché è essenziale

Affrontare la giungla burocratica degli affitti brevi può sembrare un'impresa titanica, ma fidati, capire come funziona il contratto di locazione è il primo, fondamentale passo per gestire la tua attività da vero professionista. Non pensare che sia solo un pezzo di carta: è la tua principale garanzia contro malintesi e grattacapi legali, e allo stesso tempo assicura massima trasparenza all'ospite.
A differenza dei contratti di affitto tradizionali, come il classico 4+4, quello per locazioni brevi è nato per i soggiorni turistici veloci. La sua forza sta nella flessibilità, unita a una burocrazia molto più leggera. Infatti, per soggiorni che, con lo stesso cliente, non superano i 30 giorni complessivi nell'anno, non c'è l'obbligo di registrare il contratto all'Agenzia delle Entrate.
Questa semplificazione, però, non deve farti abbassare la guardia. Avere un contratto scritto e firmato da entrambe le parti resta un passaggio cruciale per dormire sonni tranquilli.
I vantaggi di un contratto ben strutturato
Un contratto di locazione breve, se fatto bene, trasforma un obbligo di legge in una vera e propria opportunità. Ti permette di mettere nero su bianco le regole della casa, le politiche di cancellazione e le responsabilità in caso di danni. In questo modo, previeni sul nascere potenziali discussioni e dimostri un'organizzazione impeccabile.
Ecco i benefici concreti:
- Tutela legale: Se qualcosa va storto, il contratto è il documento che parla per te e dimostra gli accordi presi.
- Chiarezza per l'ospite: L'inquilino sa esattamente cosa aspettarsi e quali sono i suoi doveri, dal pagamento alla gestione della casa.
- Prevenzione dei problemi: Definire aspetti come il numero massimo di ospiti o il divieto di fumo evita abusi e malintesi.
- Gestione professionale: Un contratto scritto ti fa percepire come un host serio e affidabile, migliorando la tua reputazione online e offline.
La gestione dei documenti e dei dati degli ospiti è un aspetto chiave di tutto il processo. In un mercato sempre più affollato, rendere queste procedure veloci ed efficienti fa la differenza. Per un quadro completo sulle normative, puoi dare un'occhiata alla nostra guida dettagliata sul regolamento per gli affitti brevi.
Fortunatamente, oggi la tecnologia ci viene in soccorso. Nowcheckin automatizza la raccolta dei dati per le comunicazioni obbligatorie, garantendo la conformità normativa automatica e riducendo drasticamente i tempi e il rischio di errori. Questo ti libera tempo prezioso per concentrarti su ciò che conta davvero: offrire un'esperienza indimenticabile ai tuoi ospiti.
Cosa deve contenere il tuo contratto di affitto breve
Un contratto di locazione breve fatto bene è come le fondamenta di una casa: nessuno le vede, ma sono essenziali per dare stabilità e sicurezza a tutto. Non basta scaricare un modello qualsiasi da internet; va personalizzato con cura per proteggere te, la tua casa e, allo stesso tempo, offrire massima trasparenza all'ospite.
Pensa al contratto come alla mappa del soggiorno: deve mostrare il percorso, le regole da seguire e cosa fare se qualcosa va storto. Un accordo solido previene il 90% dei potenziali conflitti e trasforma una semplice stretta di mano in una vera e propria tutela legale.
Gli elementi essenziali per legge
Per essere valido, un contratto di locazione breve deve per forza includere alcuni dati chiave. Senza di questi, l'accordo potrebbe essere considerato nullo. In pratica, sono il "chi, cosa, dove, quando e quanto" del soggiorno.
Assicurati che non manchino mai:
- Dati anagrafici completi: Nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale e indirizzo di residenza, sia tuoi (locatore) che dell'ospite (conduttore).
- Dettagli dell'immobile: L'indirizzo completo (via, numero civico, piano, interno) e i dati catastali (foglio, particella, subalterno), che identificano la proprietà senza possibilità di errore.
- Durata del soggiorno: Le date precise di check-in e check-out. Se hai orari specifici per arrivo e partenza, mettili nero su bianco.
- Corrispettivo pattuito: L'importo totale da pagare, come verrà saldato (bonifico, carta, ecc.) e le scadenze per eventuali acconti e saldo finale.
Attenzione: Raccogliere e gestire i documenti degli ospiti è un passaggio delicatissimo, non solo per il contratto ma anche per obblighi di legge come la comunicazione ad Alloggiati Web. Un piccolo errore qui può compromettere tutto il resto.
Inserire a mano tutti questi dati è un'operazione noiosa e piena di insidie. Strumenti come Nowcheckin risolvono il problema alla radice: acquisiscono le informazioni direttamente dai documenti, eliminando gli errori di trascrizione dati e garantendo che le informazioni nel contratto siano sempre perfette.
Le clausole che ti salvano dai problemi
Oltre ai dati obbligatori, ci sono delle clausole "salvavita". La legge non le impone, ma sono quelle che definiscono le regole del gioco e ti proteggono dalle situazioni più spinose. Includerle fa tutta la differenza del mondo tra una gestione serena e una piena di mal di testa.
Ecco quelle a cui non dovresti mai rinunciare:
- Regolamento della casa: Questa è la parte più tua. Qui puoi specificare chiaramente le regole su fumo, animali domestici, feste, orari di silenzio e come usare gli spazi comuni. Se vuoi qualche dritta, abbiamo scritto una guida su come scrivere delle regole della casa per affitti brevi che funzionano davvero.
- Deposito cauzionale: Definisci l'importo della cauzione, come e quando l'ospite dovrà versarla (ad esempio, con una pre-autorizzazione su carta di credito) e, cosa fondamentale, le condizioni precise per riaverla indietro o per trattenerla in caso di danni.
- Numero massimo di ospiti: Metti bene in chiaro il numero massimo di persone che possono alloggiare. Ti evita il sovraffollamento e ti protegge da responsabilità extra in caso di incidenti.
- Politiche di cancellazione: Riporta qui le stesse identiche condizioni che hai pubblicato sui portali come Airbnb o Booking.com. In questo modo eviti confusione e possibili contestazioni.
- Check-in e check-out: Spiega come funzionano arrivo e partenza. Specifica gli orari, se c'è un costo extra per gli arrivi in tarda serata e come devono essere restituite le chiavi. Questo momento, spesso fonte di stress, può essere completamente automatizzato per ridurre i tempi di check-in del 70% e far partire col piede giusto l'esperienza dell'ospite.
Confronto con altri tipi di contratti di locazione
Usare il contratto sbagliato può sembrare un dettaglio da poco, ma fidati: è una scelta che può portarti a sanzioni e grattacapi fiscali del tutto inaspettati. Il mondo degli affitti è un labirinto di termini che si somigliano ma nascondono differenze enormi. Fare chiarezza è il primo passo per non sbagliare.
Mettere un po' d'ordine tra le varie tipologie di contratto è fondamentale per una gestione consapevole e senza rischi. Il contratto di locazione breve è il tuo migliore alleato per i soggiorni turistici sotto i 30 giorni, ma cosa succede se un ospite vuole fermarsi di più? O se il motivo del viaggio non è una vacanza? È qui che entrano in gioco altre opzioni.
Vediamo insieme quali sono e, soprattutto, cosa le distingue.
Locazione breve e locazione turistica: sono la stessa cosa?
Questa è una delle domande più comuni, e la confusione è comprensibile. Spesso usati come sinonimi, in realtà nascondono una differenza chiave che cambia tutto: la durata.
Entrambi i contratti riguardano soggiorni per finalità turistiche, ma la linea di demarcazione è netta e non ammette eccezioni.
- Locazione Breve: Si applica esclusivamente ad affitti di durata inferiore a 30 giorni. Questo è il suo superpotere, perché ti permette una gestione molto più snella, ad esempio senza l'obbligo di registrare il contratto.
- Locazione Turistica: Scatta in automatico quando il soggiorno, pur essendo per turismo, ha una durata superiore a 30 giorni. In questo caso, cambiano le regole del gioco: primo fra tutti, scatta l'obbligo di registrare il contratto all'Agenzia delle Entrate.
In pratica, se un ospite ti chiede di restare per 35 giorni, non puoi più usare il modello di locazione breve. Dovrai preparare un contratto di locazione turistica vero e proprio, con tutti gli adempimenti che ne conseguono.
Per aiutarti a visualizzare meglio, questa infografica riassume gli elementi che non possono mai mancare nel tuo contratto, distinguendo tra quelli obbligatori per legge e quelli che ti consiglio caldamente di inserire per dormire sonni tranquilli.

Come vedi, una solida base legale (gli elementi obbligatori) abbinata a clausole pensate per proteggerti (gli elementi consigliati) crea un accordo a prova di bomba, perfetto per ogni tipo di locazione.
Affitto transitorio e contratto 4+4: le differenze chiave
Ora spostiamoci dal mondo del turismo per incontrare altri due "giganti" del settore immobiliare, nati per scopi completamente diversi.
L'affitto transitorio è la soluzione per chi ha un'esigenza temporanea, ma non turistica. Pensa a un lavoratore con un contratto a tempo determinato in un'altra città. La sua durata va da un minimo di 1 mese a un massimo di 18 mesi e, cosa importantissima, richiede una motivazione specifica e documentata che giustifichi la transitorietà.
Il contratto a lungo termine (il classico 4+4) è invece il pilastro degli affitti residenziali. La sua durata minima è di quattro anni, rinnovabili per altri quattro, e offre quella stabilità che cerca chi vuole mettere radici in un posto.
In poche parole, la scelta giusta dipende sempre da due fattori: la durata e la finalità del soggiorno. Per le vacanze sotto il mese, il contratto di locazione breve è la soluzione perfetta, pensata apposta per le esigenze di un host come te.
Capire queste differenze non è solo un modo per evitare multe. È ciò che ti permette di gestire la tua proprietà in modo più strategico e professionale, offrendo sempre la soluzione contrattuale più adatta a ogni richiesta che ricevi.
Per darti un quadro ancora più chiaro, ho preparato una tabella che mette a confronto le principali caratteristiche di questi contratti. In questo modo, potrai vedere a colpo d'occhio quale si adatta meglio alle tue esigenze.
Confronto tra le principali tipologie di contratto
| Caratteristica | Locazione Breve | Locazione Turistica (>30gg) | Affitto Transitorio | Contratto 4+4 |
|---|---|---|---|---|
| Durata Massima | 30 giorni | Non definita | 18 mesi | 4 anni (rinnovabili) |
| Finalità | Turistica | Turistica | Esigenza transitoria documentata | Residenziale |
| Registrazione Contratto | No | Sì, obbligatoria | Sì, obbligatoria | Sì, obbligatoria |
| Cedolare Secca | Sì, al 21% (o 26%) | Sì | Sì | Sì |
| Ideale per... | Host di case vacanza e appartamenti | Soggiorni turistici lunghi | Lavoratori, studenti fuori sede | Famiglie, chi cerca stabilità |
Spero che questa tabella ti aiuti a navigare con più sicurezza nel mondo degli affitti, scegliendo sempre lo strumento più adatto per te e per i tuoi ospiti.
Gestire gli obblighi fiscali e burocratici senza stress

Ammettiamolo: la burocrazia è spesso la parte più noiosa del mestiere di host, quella capace di trasformare l'entusiasmo iniziale in pura ansia. Ma non deve essere per forza così. Conoscere bene gli adempimenti e, soprattutto, usare gli strumenti giusti può trasformare un percorso a ostacoli in una semplice passeggiata.
Affrontiamo uno per uno i tre pilastri della gestione burocratica: la comunicazione alla Polizia di Stato, la tassa di soggiorno e gli obblighi fiscali. Vedrai che ogni passaggio, se gestito nel modo corretto, diventerà pura routine.
La comunicazione al portale Alloggiati Web
Questo è uno degli obblighi più seri e non ammette distrazioni. Per legge, hai il dovere di comunicare le generalità di tutti i tuoi ospiti al portale Alloggiati Web della Polizia di Stato.
Le scadenze sono tassative e non perdonano:
- Entro 24 ore dall'arrivo dell'ospite.
- Immediatamente, se il soggiorno dura meno di 24 ore.
Questo adempimento è fondamentale per la sicurezza pubblica, e il mancato rispetto comporta sanzioni davvero pesanti. Il problema è che l'inserimento manuale dei dati è un processo lento, ripetitivo e con un altissimo rischio di errori di battitura, che possono invalidare l'intera comunicazione.
Il costo di un errore umano: Basta un solo dato sbagliato, come un numero di passaporto trascritto male, per esporti a multe e creare problemi a catena. L'automazione non è un lusso, è l'unica vera garanzia di precisione e tranquillità.
È proprio qui che la tecnologia diventa la tua migliore alleata. Un'app come Nowcheckin risolve il problema alla radice. Acquisisce i dati direttamente dai documenti degli ospiti con una semplice foto, garantendo un'accuratezza del 100%, e automatizza l'invio al portale Alloggiati, liberandoti da un'incombenza critica.
Gestire la tassa di soggiorno senza impazzire
La tassa di soggiorno è quell'imposta locale che gli ospiti pagano per ogni notte di permanenza. Il vero rompicapo è che le regole – importo, esenzioni, scadenze di versamento – cambiano da comune a comune.
I tuoi compiti, in sintesi, sono tre:
- Informare l'ospite: Devi comunicare l'importo della tassa in modo chiaro e trasparente, possibilmente prima della prenotazione.
- Riscossione: Incassi la cifra corretta dall'ospite, di solito al momento del check-in.
- Versamento e dichiarazione: Versi le somme raccolte al tuo comune secondo le scadenze, presentando poi la relativa dichiarazione.
Calcolare a mano l'importo per ogni soggiorno, magari tenendo conto di esenzioni per i minori o per il numero di notti, è un'altra trappola per errori. Anche in questo caso, la digitalizzazione semplifica tutto, con sistemi che calcolano l'importo esatto in automatico.
Il regime fiscale: la cedolare secca
E ora, il tasto dolente per molti proprietari: le tasse. La buona notizia è che per il contratto di locazione breve esiste un regime fiscale agevolato molto vantaggioso, la cedolare secca.
In pratica, è un'imposta sostitutiva che semplifica enormemente la vita. Con un'unica aliquota paghi tutto, rimpiazzando in un colpo solo IRPEF, addizionali regionali e comunali, imposta di registro e di bollo.
Le aliquote per gli affitti brevi sono:
- 21% sul reddito che ottieni dal primo immobile.
- 26% se ne gestisci dal secondo al quarto.
Attenzione: se gestisci più di quattro appartamenti, l'attività viene considerata imprenditoriale e scatta l'obbligo di aprire la Partita IVA.
Le recenti fluttuazioni del mercato, con una stima di -8% di contratti in alcune zone rispetto all'anno precedente, sono spesso legate proprio alla crescente complessità burocratica. Questo dimostra quanto l'efficienza gestionale sia un fattore chiave per avere successo. Puoi approfondire le dinamiche del mercato degli affitti brevi leggendo questa analisi di Rent2Cash.
Un sistema digitale che raccoglie e organizza i dati non solo ti permette di ridurre i tempi di check-in del 70%, ma ti fornisce anche report precisi e ordinati per la dichiarazione dei redditi. Avere una cronologia chiara di soggiorni, ospiti e importi rende la compilazione del modello Redditi incredibilmente più semplice. Se vuoi approfondire ogni aspetto, ti consigliamo la nostra guida completa sugli adempimenti del proprietario nelle locazioni brevi.
Scarica il nostro modello di contratto di locazione breve
È il momento di mettere in pratica tutto quello che abbiamo visto finora. So bene che il tempo è prezioso, perciò ho preparato un modello di contratto di locazione breve (fac-simile) pronto da scaricare, personalizzare e usare subito.
Non si tratta di un template generico trovato chissà dove. L'ho costruito mettendo insieme tutte le clausole fondamentali e quelle che, per esperienza, fanno davvero la differenza. È una base di partenza solida e professionale per ogni tua locazione.
Perché ti serve un modello professionale?
Partire da zero è un rischio. Dimenticare una clausola o scrivere qualcosa di poco chiaro può trasformarsi in un problema serio. Usare un modello ben fatto ti guida passo dopo passo, assicurandoti di non tralasciare nessun dettaglio, dalla corretta identificazione delle parti fino alla gestione della cauzione.
Inoltre, quando presenti a un ospite un contratto scritto bene, chiaro e completo, trasmetti subito un'immagine di serietà e affidabilità. È il modo migliore per iniziare un rapporto basato sulla trasparenza.
Non solo il contratto: la checklist per non sbagliare mai
Sappiamo tutti che la firma del contratto è solo l'inizio. Ci sono mille altre cose da fare per ogni prenotazione. Ecco perché ho deciso di includere anche una checklist operativa dettagliata da spuntare ogni volta che arriva un nuovo ospite.
Pensa a questa lista come al tuo braccio destro, uno strumento da tenere sempre a portata di mano per essere sicuro di aver fatto tutto. Ti accompagna in ogni fase del processo, dal benvenuto fino ai saluti.
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Cosa c'è dentro la mia checklist
Ho progettato questa checklist per coprire tutti gli aspetti burocratici e amministrativi, quelli che di solito ci fanno perdere il sonno. Ecco i punti chiave che troverai:
- Firma del contratto: Controlla che sia tutto compilato correttamente e firmato. Sembra banale, ma è il primo passo.
- Raccolta documenti: Assicurati di avere una copia del documento d'identità valido per ogni singolo ospite.
- Comunicazione a Alloggiati Web: Non dimenticare la scadenza delle 24 ore per inviare i dati alla Questura.
- Calcolo e riscossione tassa di soggiorno: Verifica l'importo esatto da chiedere e incassalo al momento giusto.
- Emissione della ricevuta: Prepara e consegna una ricevuta chiara per il pagamento ricevuto.
- Gestione del check-out: Definisci le regole per la riconsegna delle chiavi e fai un controllo finale dell'alloggio.
Avere un approccio così strutturato ti permette di creare una routine efficiente, riducendo drasticamente la possibilità di commettere errori e garantendoti di essere sempre a posto con la legge. L'obiettivo è semplice: trasformare compiti ripetitivi in un processo fluido e senza stress.
Digitalizzare questi passaggi con Nowcheckin, che acquisisce i dati dei documenti con una semplice foto e automatizza l'invio alle autorità, ti permette di tagliare i tempi di check-in fino al 70%. Così puoi dedicare più tempo a quello che conta davvero: far sentire i tuoi ospiti a casa.
Semplificare la burocrazia con il check-in digitale

La gestione di un contratto di locazione breve non si esaurisce certo con una firma. Tra la raccolta dei documenti e la comunicazione obbligatoria ad Alloggiati Web, ogni singolo passaggio richiede tempo, attenzione e una precisione quasi maniacale.
In un mercato dove l'esperienza dell'ospite è diventata il motore del successo, ogni minuto che riusciamo a risparmiare sulla burocrazia è un minuto guadagnato da dedicare all'ospitalità, quella vera. Digitalizzare questi processi non è più un lusso per pochi, ma una necessità per chi vuole restare competitivo. Abbandonare le vecchie procedure manuali significa dire addio al rischio di errori umani, eliminare le attese e offrire un servizio impeccabile fin dal primo istante.
Il potere dell'automazione per host e property manager
Immagina di poter accogliere i tuoi ospiti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, senza dover essere lì fisicamente. L'automazione trasforma questo desiderio in una realtà concreta, facendo passare il check-in da operazione noiosa a un'esperienza fluida e autonoma per chi viaggia.
Un sistema di check-in digitale, fatto come si deve, ti permette di:
- Abbattere i tempi di accoglienza: Raccogliendo dati e documenti ancora prima che l'ospite arrivi, si eliminano code e stress. In pratica, si possono ridurre i tempi di check-in fino al 70%.
- Dormire sonni tranquilli: L'invio automatico dei dati alle autorità, come il portale Alloggiati, azzera il rischio di errori di trascrizione e, di conseguenza, di multe salate.
- Migliorare la sicurezza: I dati sensibili degli ospiti vengono gestiti con sistemi di crittografia avanzati, offrendo una protezione che la carta semplicemente non può garantire.
Adottare una soluzione digitale significa trasformare ogni adempimento in un'operazione rapida e sicura. Strumenti come Nowcheckin non si limitano a velocizzare le procedure, ma le rendono più affidabili, liberandoti dalle scartoffie per farti concentrare su ciò che conta davvero: far crescere la tua attività.
Un mercato di opportunità per chi sa innovare
L'efficienza è tutto in un settore che non si ferma mai. È curioso notare un dato: su 100 immobili disponibili per l'affitto nei capoluoghi italiani, solo 17 sono dedicati agli affitti brevi. La stragrande maggioranza rimane ancorata al mercato residenziale a lungo termine. Questo lascia un margine di crescita enorme per gli host che sanno come muoversi in modo snello e professionale. Se vuoi approfondire queste dinamiche, puoi consultare i dati del rapporto residenziale sul sito Blogaffitto.it.
Cosa ci dice questo scenario? Che c'è un'opportunità gigantesca per chiunque riesca a superare lo scoglio della burocrazia con la tecnologia. L'automazione offerta da soluzioni come Nowcheckin permette di gestire più proprietà con meno fatica, rendendo l'attività di host non solo più scalabile, ma anche più redditizia.
In definitiva, integrare un sistema di check-in digitale non è solo un modo per semplificare la gestione burocratica. È una scelta strategica che migliora l'esperienza dei tuoi ospiti, ottimizza le tue risorse e ti posiziona un passo avanti a tutti gli altri.
Le domande più frequenti sul contratto di locazione breve
Per chiudere questa guida, ho messo insieme i dubbi più comuni che affliggono quasi tutti gli host quando si parla di contratto di locazione breve. Qui trovi risposte dirette e pratiche, pensate per darti una soluzione chiara e immediata.
È obbligatorio registrare il contratto di locazione breve?
No, non c'è nessun obbligo di registrazione all'Agenzia delle Entrate, ma a una condizione ben precisa: la durata totale dei soggiorni con lo stesso ospite non deve superare i 30 giorni complessivi nell'arco di un anno.
Attenzione, però. Anche se non va registrato, avere un contratto scritto è una mossa fondamentale. È il documento che ti protegge legalmente se qualcosa va storto e mette nero su bianco le regole della casa, senza lasciare spazio a equivoci.
Che faccio se un ospite si presenta senza documenti?
La comunicazione dei dati degli ospiti al portale Alloggiati Web della Polizia di Stato non è un'opzione, è un obbligo di legge inderogabile. Punto.
Se un ospite si rifiuta o arriva senza un documento d'identità valido (carta d'identità o passaporto), la legge ti vieta di ospitarlo. La cosa migliore è essere trasparenti fin da subito, comunicando questa regola già al momento della prenotazione. Così eviti discussioni e problemi al check-in.
Un sistema digitale per la raccolta dei documenti prima dell'arrivo ti cambia la vita in queste situazioni. Con strumenti come Nowcheckin, l'ospite carica tutto in autonomia prima di partire, così tu hai la certezza di essere in regola e il check-in diventa un momento di accoglienza, non di scontro.
Come funziona la cedolare secca per gli affitti brevi?
La cedolare secca è un'opzione fiscale che ti semplifica parecchio la vita. In pratica, invece di far confluire i redditi da affitto nell'IRPEF (con le sue aliquote e addizionali), applichi un'imposta fissa e non ci pensi più.
Per le locazioni brevi, le aliquote da tenere a mente sono due:
- 21% sul reddito che ricavi dal tuo primo immobile in affitto breve.
- 26% sui redditi generati dal secondo, terzo e quarto immobile.
Se superi i quattro appartamenti, la tua attività viene vista come imprenditoriale e scatta l'obbligo di aprire la Partita IVA. Per molti host, questo regime è un bel vantaggio: rende la dichiarazione dei redditi più semplice e ti dà subito un'idea chiara di quanto dovrai versare al fisco.
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