Introduzione
Se siete proprietari di case vacanze, bed & breakfast o gestite una qualsiasi altra struttura ricettiva, saprete quanto sia fondamentale rispettare le normative vigenti e mantenere la sicurezza all'interno delle vostre strutture.
La Legge è chiara: l'articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (T.U.L.P.S. art. 109) impone agli esercenti di strutture ricettive l'obbligo di comunicare le schedine alloggiati entro 24 ore dall'arrivo degli ospiti.
In questo articolo, ti accompagnerò attraverso ogni passo necessario e ti illustrerò dettagliatamente come registrazione ospiti questura.
Registrazione Ospiti: Normative e Obblighi
Negli ultimi anni, le norme che regolano il settore alberghiero e delle strutture ricettive hanno subito alcune importanti modifiche, puntando a garantire maggior sicurezza e trasparenza. Un esempio significativo è rappresentato dall'articolo 109, il quale impone obblighi specifici ai gestori di alberghi, case vacanze e affittacamere. Secondo tale disposizione, i proprietari di tali strutture devono accogliere esclusivamente persone in grado di fornire un documento d'identità valido, come la carta d'identità o un documento equivalente.
Particolare attenzione è dedicata alla registrazione degli ospiti, con la comunicazione entro 24 ore alle autorità competenti (comunicazione ospiti questura), delle generalità delle persone alloggiate. Questo processo può avvenire attraverso mezzi informatici, telematici o fax, seguendo le linee guida stabilite dal decreto del Ministro dell'Interno. Tale comunicazione rappresenta un passo fondamentale per garantire una maggiore sicurezza e un controllo efficace sulle persone che soggiornano nelle strutture ricettive.
AlloggiatiWeb: Strumento Digitale per la Registrazione
Anche se sei un host alle prime armi, è probabile che tu abbia già sentito parlare di AlloggiatiWeb. Questo strumento digitale è fornito dalla Polizia di Stato per consentire la registrazione ospiti casa vacanze e registrazione clienti b&b e la comunicazione della loro permanenza nella tua struttura. In passato, questo processo avveniva su carta e richiedeva la consegna a mano presso la questura della tua città. Oggi, grazie alla digitalizzazione, tutto si riduce a qualche click.
Per utilizzare AlloggiatiWeb, è necessario possedere delle credenziali personali di accesso. Richiederle è molto semplice e ti guiderò passo dopo passo in questa guida.
Procedura di Registrazione Ospiti: Casa Vacanze e B&B
Superata la fase di accesso al portale siamo pronti per effettuare la registrazione dei nostri clienti.
Per accedere alla funzionalità di invio delle schedine, è necessario selezionare il menù "Inserimento" dalla barra superiore.
Questa funzionalità consente di compilare e trasmettere una schedina per un soggetto alloggiato, insieme ai suoi familiari o altri componenti del gruppo. A seconda della tipologia di alloggiato, i campi da compilare possono variare. Ad esempio, se si tratta di un ospite singolo, basta compilare tutti i dati della schedina e procedere con l'invio. Se invece si tratta di un capo famiglia o di un capo gruppo, è necessario inserire anche le informazioni relative agli altri ospiti.
I campi da compilare per ogni schedina includono:
- Tipo Alloggiato: indica la categoria dell'alloggiato (ospite singolo, capo famiglia o capo gruppo).
- Data di Arrivo: data di arrivo dell'alloggiato (l'applicativo permette di inserire solo la data odierna o quella del giorno precedente).
- Permanenza: giorni di permanenza dichiarati all'arrivo (massimo 30 giorni).
- Cittadinanza: cittadinanza dell'alloggiato (è possibile scrivere direttamente il nome dello Stato o utilizzare la funzionalità di ricerca).
- Luogo di Nascita: luogo di nascita dell'alloggiato (è possibile digitare il comune o selezionarlo dalla lista dei comuni italiani).
- Cognome, Nome: cognome e nome dell'alloggiato.
- Data di Nascita: data di nascita dell'alloggiato (è possibile digitare direttamente giorno, mese ed anno o utilizzare l'icona datario).
- Sesso: selezionare il valore corrispondente (maschio o femmina).
- Luogo di Rilascio del Documento: luogo di rilascio del documento dell'alloggiato (è possibile digitare il comune o selezionarlo dalla lista dei comuni italiani).
- Tipo Documento: tipo di documento esibito dall'alloggiato per l'identificazione (è possibile digitare il documento o selezionarlo dalla lista dei documenti disponibili).
Dopo aver compilato tutti i campi necessari per l'alloggiato, è possibile aggiungere altri ospiti tramite il pulsante "Aggiungi ospite". Una volta completata la schedina per tutti i clienti, è possibile inviarla tramite l'apposito bottone "Invia schedina".
Dopo l'invio, verrà visualizzato un riepilogo finale con eventuali errori di compilazione. È importante revisionare attentamente il check-in per assicurarsi che tutti i dati siano corretti. Una volta verificato tutto, la registrazione degli ospiti presso la questura sarà completata.
Comunicazione Ospiti alla Questura: Tempistiche e Dettagli
Se stai iniziando l'attività di host di un B&B o di una casa vacanze, è importante conoscere le norme che regolano la comunicazione delle generalità degli ospiti alla Questura. L'obbligo di comunicazione - come detto gia' all'inizio di questo articolo - è previsto dall'articolo 109 del TULP (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza), che stabilisce che l'albergatore o il gestore di una struttura ricettiva deve comunicare alla Questura, entro le 24 ore successive all'arrivo degli ospiti, le generalità di coloro che alloggiano nella struttura.
Le informazioni da comunicare alla Questura sono: nome, cognome, data e luogo di nascita, nazionalità e numero del documento di identità degli ospiti. È importante effettuare la comunicazione entro le 24 ore successive all'arrivo degli ospiti, per evitare sanzioni amministrative o penali.
In caso di violazione dell'obbligo di comunicazione, l'articolo 109 del TULP prevede sanzioni amministrative o penali, come l'arresto fino a tre mesi o l'ammenda fino a € 206,00. In caso di reiterazione dell'infrazione, si può incorrere in pene più severe.
Per evitare sanzioni e problemi con le autorità, è quindi fondamentale rispettare l'obbligo di comunicazione delle generalità degli ospiti entro le 24 ore successive all'arrivo. Inoltre, è possibile fornire ai propri ospiti un modulo di autocertificazione, che permetta loro di fornire le informazioni richieste in modo chiaro e completo.
Gestione delle Ricevute Digitali: Importanza e Procedure
Se sei arrivato fin qui, avrai già capito l'importanza di rispettare tutti i termini di legge per essere in regola con la tua attività. Tra questi obblighi, il primo è la registrazione dei nostri alloggiati. Inoltre, è importante conservare per 5 anni le ricevute degli invii.
Ma dove si trovano queste ricevute? È possibile recuperarle dal portale AlloggiatiWeb.
Per accedere alla sezione delle ricevute, una volta effettuata la login al portale, devi selezionare dalla barra in alto il menù "Ricevute".
In questa sezione, puoi scaricare dei file che ti confermano il numero di schedine che hai trasmesso correttamente in un determinato giorno.
Puoi scaricare le ricevute degli ultimi 30 giorni. Nella tabella, ogni riga contiene la data di riferimento, il numero di schedine inviate, il numero di protocollo e un pulsante per scaricare il file. Il file che scarichi è in formato PDF, che puoi aprire con un programma come Adobe Reader. Le ricevute sono firmate digitalmente con un codice di controllo della Polizia di Stato; conservale per 5 anni!
Problematiche Comuni e Soluzioni: Cosa Fare se Qualcosa non Funziona
Allogiati Web potrebbe avere, come spesso accade nel mondo dei software, qualche disservizio. I motivi potrebbero essere tra i piu' svariati, dagli attachi hacker a semplici manutenzioni programmate.
Cosa fare quindi se i mezzi a disposizione non mi permetteranno di registrare i miei ospiti? Semplice, potrai usare la tua email (PEC) ed inviare la schedina "manualmente" all'indirizzo di posta PEC della questura del tuo comune.
Ecco un esempio di mail che puoi personalizzare con i tuoi dati ed usare come modello pronto:
(Il codice utente e' quello che usi insieme alla password per accedere al sistema)
A: <nome-questura-mio-comune>@POLIZIADISTATO.IT
Oggetto: Presenze del giorno <data-soggiorno> - <nome-struttura> - <codice-utente>
Corpo:
Salve,
la presente come mezzo di comunicazione, dato il disservizio della piattaforma web, per la schedina alloggiati dei seguenti ospiti:
Capo Gruppo
Data di Arrivo:
Permanenza:
Cittadinanza:
Luogo di Nascita:
Cognome, Nome:
Data di Nascita:
Sesso:
Luogo di Rilascio del Documento:
Tipo Documento:
Membro Gruppo
Data di Arrivo:
Permanenza:
Cittadinanza:
Luogo di Nascita:
Cognome, Nome:
Data di Nascita:
Sesso:
<ripeti-per-tutti-i-tuoi-ospiti>Conclusioni
Ora che sei a conoscenza di come adempiere ai tuoi doveri di registrazione ospiti questura, puoi dormire sonni tranquilli. Il TULP art 109 e' il tuo faro nella nebbia; hai imparato che AlloggiatiWeb e' lo strumento ufficiale che la polizia di stato ti mette a disposizione. Hai imparato come si crea una schedina alloggiati e che devi conservarla per 5 anni.
Ma ci sono strumenti alternativi che ti forniscono supporto in questo tuo viaggio, come ad esempio NowCheckin, l'app per il tuo smartphone che ho sviluppato che ti permette di registrare i tuoi check-in automaticamente.
Con i suoi algoritmi di intelligenza artificiale, basta una foto del documento del tuo ospite per ottenere tutti i dati in un battibaleno. Semplifica la vita e libera il tuo tempo per ciò che conta veramente: l'accoglienza dei tuoi ospiti!
