Se gestisci una struttura ricettiva in Italia, il Portale Alloggiati della Polizia di Stato non è solo un nome familiare, ma un obbligo quotidiano. Lungi dall'essere un semplice intoppo burocratico, è uno strumento fondamentale previsto dall'articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS) per garantire la sicurezza su tutto il territorio nazionale. La gestione di questo adempimento, tuttavia, può diventare una vera e propria fonte di stress e perdita di tempo, specialmente durante i picchi di arrivi.
Il Portale Alloggiati: cos'è e perché è così importante
In parole semplici, è il sistema online che ogni host – che tu abbia un hotel, un B&B o un piccolo appartamento in affitto breve – deve usare per comunicare chi sono i tuoi ospiti alle autorità. Questa comunicazione, che molti conoscono come l'invio delle "schedine alloggiati", è un obbligo di legge.
Ogni gestore ha la responsabilità precisa di registrare ogni singola persona che soggiorna e di trasmettere i dati alla Questura di competenza, rispettando scadenze molto rigide per non incappare in sanzioni.
L'interfaccia del portale è il punto di partenza per tutto.
Questa schermata di accesso è la porta d'ingresso a un processo che, se fatto a mano, può diventare un vero e proprio lavoro a tempo pieno, ripetitivo e frustrante.
Per anni, l'unica strada è stata l'inserimento manuale dei dati. Un'operazione lenta, noiosa e, soprattutto, piena di trappole. Basta un nome trascritto male, una data di nascita sbagliata o un numero di documento incompleto per invalidare l'intera comunicazione. E le conseguenze, purtroppo, ricadono sempre sul gestore.
Dalla fatica manuale all'efficienza dell'automazione
La gestione tradizionale del portale alloggiati della polizia costringe gli host a sacrificare minuti preziosi per ogni check-in, tempo che potrebbe essere dedicato a dare il benvenuto agli ospiti e a farli sentire a casa. È proprio qui che l'automazione cambia completamente le regole del gioco.
La vera sfida per un host non è tanto adempiere a un obbligo, quanto trasformarlo in un processo invisibile, che lavora per te in sottofondo senza che tu debba pensarci.
Piattaforme come NowCheckin sono nate proprio per risolvere questo grattacapo. Con una semplice app, tutto il flusso di lavoro si risolve in pochi secondi: l'ospite mostra il documento, l'applicazione ne cattura i dati con precisione e li invia in automatico al portale. Questo non solo ti mette al riparo da qualsiasi problema di conformità normativa automatica, ma azzera quasi del tutto il rischio di errori umani.
Per capire meglio la differenza, ecco un confronto diretto che mostra i vantaggi di passare a un sistema automatizzato.
Confronto tra gestione manuale e automatizzata delle schedine alloggiati
Questa tabella mette nero su bianco come l'automazione possa migliorare concretamente la gestione quotidiana della registrazione degli ospiti, trasformando un obbligo in un'opportunità di efficienza.
| Caratteristica | Gestione Manuale | Gestione Automatizzata con Nowcheckin |
|---|---|---|
| Tempo Richiesto | 5-10 minuti per ospite, trascrivendo tutto a mano | Meno di 1 minuto per ospite, con scansione automatica |
| Rischio di Errori | Alto (errori di battitura, dati mancanti, formati errati) | Minimo (i dati vengono estratti con precisione tramite OCR) |
| Gestione Scadenze | A carico dell'host, con il rischio di dimenticanze e ritardi | Automatica, con invii puntuali e programmati entro i termini di legge |
| Archiviazione Ricevute | Manuale: devi salvare ogni file PDF sul tuo computer | Conservazione digitale ricevute automatica e sicura nel cloud, accessibile in ogni momento |
| Esperienza Ospite | Lunga e noiosa attesa al desk durante l'inserimento dei dati | Rapida e moderna, riducendo i tempi di check-in del 70% |
Come vedi, non si tratta solo di risparmiare tempo, ma di migliorare l'intera esperienza, sia per te che per i tuoi ospiti. Scegliere l'automazione significa investire nella tranquillità e nella professionalità della tua attività.
Chi deve inviare i dati e con quali scadenze
L'obbligo di comunicare i dati al portale Alloggiati della Polizia non fa sconti a nessuno, che tu gestisca un grande albergo o un piccolo appartamento affittato solo per qualche giorno. La legge italiana parla chiaro: chiunque offra ospitalità a pagamento deve registrare i propri ospiti.
Questo vuol dire che se rientri in una delle categorie che vedremo tra poco, sei tu il diretto responsabile della trasmissione dei dati.
I soggetti obbligati alla comunicazione
L'obbligo riguarda una marea di operatori del settore turistico, senza nessuna eccezione. Lo scopo della normativa è semplice: garantire una tracciabilità completa per questioni di pubblica sicurezza.
Ecco una lista delle principali attività che devono inviare le schedine:
- Hotel e Alberghi di qualsiasi categoria e dimensione.
- Bed & Breakfast (B&B), anche quelli a conduzione familiare.
- Case Vacanza e Appartamenti Turistici, sia gestiti in forma imprenditoriale che non.
- Affittacamere e Guest House.
- Agriturismi che offrono anche il pernottamento.
- Residence e Villaggi Turistici.
- Campeggi e aree di sosta attrezzate.
- Locazioni brevi (quelle sotto i 30 giorni), anche se gestite tramite le piattaforme online come Airbnb o Booking.
In poche parole, se metti a disposizione un alloggio e in cambio ricevi dei soldi, devi comunicare chi sta soggiornando da te. Se vuoi approfondire tutti gli aspetti legati a questo adempimento, puoi dare un'occhiata alla nostra guida completa sulla registrazione degli ospiti alla Questura.
Le scadenze perentorie da non sgarrare
Le tempistiche di invio sono il punto più delicato di tutto il processo. Sbagliarle significa rischiare sanzioni amministrative e, nei casi più gravi, anche conseguenze penali. Le regole sono precise e non ammettono deroghe, nemmeno di domenica o durante le feste.
L'invio puntuale non è un consiglio, ma un obbligo di legge inderogabile. La puntualità è l'elemento chiave per essere in regola e garantire la sicurezza della propria attività.
Le scadenze fondamentali sono due e cambiano in base a quanto si ferma l'ospite:
- Entro 24 ore dall'arrivo: Questa è la regola base, valida per tutti gli ospiti che si fermano per più di una notte. Se un cliente arriva alle 15:00 del martedì, hai tempo fino alle 15:00 del mercoledì per fare la comunicazione.
- Subito all'arrivo: Questa regola, invece, si applica a chi sta da te solo per una notte o comunque per meno di 24 ore. In questo caso, la comunicazione va fatta il prima possibile, idealmente entro 6 ore dal check-in.
Questo secondo punto è diventato ancora più rigido di recente. Dal 18 gennaio 2022, infatti, la nuova versione del portale Alloggiati Web ha introdotto regole più severe, formalizzando proprio l'invio entro 6 ore per i soggiorni brevi, come previsto da un Decreto del Ministero dell'Interno.
Pensa a un ospite che fa il check-in alle 22:00 per ripartire la mattina dopo. La sua schedina va inviata immediatamente, senza aspettare il giorno successivo. Gestire a mano queste scadenze, soprattutto con arrivi serali o notturni, diventa una vera fonte di stress e un rischio concreto.
È proprio qui che un sistema automatizzato come Nowcheckin si trasforma in un alleato prezioso. L'app non si limita a prendere i dati, ma gestisce in totale autonomia le tempistiche di invio, garantendoti la piena conformità alla legge 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Che un ospite arrivi a mezzogiorno o a mezzanotte, il sistema spedisce la schedina nei tempi giusti, liberandoti da ogni pensiero.
Come accedere e inviare le schedine passo dopo passo
Una volta capito chi deve comunicare i dati e con quali scadenze, il passo successivo è imparare a usare concretamente il portale Alloggiati della Polizia. L'operazione, anche se può sembrare noiosa e ripetitiva, segue una procedura precisa che ogni host deve conoscere alla perfezione per essere sempre in regola.
Vediamo insieme come fare, partendo dalla richiesta delle credenziali fino all'invio vero e proprio della schedina.
Ottenere le credenziali di accesso
Il primo scoglio da superare, senza il quale non si può fare nulla, è ottenere le credenziali per accedere al servizio. Non è un processo automatico, purtroppo. Devi farne richiesta formale alla Questura di competenza per la tua struttura.
Ecco la procedura da seguire:
- Trova il modulo giusto: Collegati al sito della Polizia di Stato e cerca la sezione dedicata ad Alloggiati Web. Qui troverai il modulo di richiesta, che a volte cambia leggermente da una provincia all'altra.
- Compila la richiesta: Inserisci con attenzione tutti i dati relativi alla tua struttura (denominazione, indirizzo, Partita IVA o codice fiscale) e i tuoi dati personali come gestore.
- Allega i documenti: Di solito, ti chiederanno una copia del tuo documento d'identità e un documento che dimostri che sei il titolare o il gestore della struttura (come la SCIA, una visura camerale o il contratto di locazione).
- Invia tutto alla Questura: Segui le istruzioni specifiche della tua Questura. Il metodo più comodo e sicuro è quasi sempre la Posta Elettronica Certificata (PEC), perché è veloce e ti lascia una ricevuta di invio.
Una volta che la tua richiesta viene approvata, la Questura ti invierà finalmente le credenziali (username e password) per fare il tuo primo accesso al portale.
Guida all'inserimento manuale dei dati
Con le credenziali in mano, sei finalmente pronto per entrare nel portale e iniziare a registrare i tuoi ospiti. L'interfaccia ti guida nell'inserimento, che può essere fatto per ospiti singoli, famiglie o gruppi.
Inserimento per un ospite singolo:
- Entra nel portale con le tue credenziali.
- Vai su "Inserimento" e scegli l'opzione "Singolo ospite".
- Compila scrupolosamente ogni singolo campo obbligatorio: data di arrivo, cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza.
- Aggiungi i dati del documento d'identità (tipo, numero, luogo di rilascio).
- Controlla tutto due volte prima di cliccare su "Invia". Un piccolo errore può bloccare tutto.
Inserimento per una famiglia o un gruppo:
- La procedura è quasi identica, ma devi selezionare "Capo famiglia" o "Capo gruppo".
- Inserisci prima i dati della persona di riferimento.
- Poi, aggiungi i dati degli altri membri, che verranno automaticamente collegati al referente. Questo sistema velocizza un po' il processo, ma la fatica rimane.
Come avrai intuito, il processo manuale richiede tempo e una concentrazione massima. Un piccolo errore di battitura, una data invertita o un numero di documento sbagliato possono invalidare la comunicazione. Questo si traduce in stress e minuti preziosi rubati all'accoglienza dei tuoi ospiti. Se vuoi un approfondimento sulle procedure di accesso, puoi leggere la nostra guida specifica sul login ad Alloggiati Web.
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L'alternativa intelligente: l'automazione
La compilazione manuale, diciamocelo, appartiene al passato. Oggi la tecnologia ci offre una soluzione che trasforma questo obbligo da un'operazione frustrante a un processo praticamente istantaneo.
La vera efficienza non sta nel diventare più veloci a compilare moduli, ma nell'eliminare del tutto la necessità di compilarli.
Con un'applicazione come Nowcheckin, tutto il flusso di lavoro cambia faccia. Ti basterà scattare una foto al documento dell'ospite (carta d'identità, passaporto o patente). La tecnologia OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri) dell'app estrae in automatico tutti i dati necessari con una precisione chirurgica e compila tutto al posto tuo.
Il risultato? Riduci i tempi di check-in del 70% e, cosa ancora più importante, azzeri quasi completamente il rischio di errori umani. L'invio al portale alloggiati della Polizia diventa un'operazione automatica, sicura e puntuale, che l'app gestisce per te rispettando le scadenze di legge, 24 ore su 24. Questo significa più tempo da dedicare ai tuoi ospiti e zero pensieri per te.
Come risolvere gli errori più comuni sul portale
Anche il sistema più collaudato, ogni tanto, può fare i capricci. Quando lavori con il portale Alloggiati Web, incappare in un errore può farti sudare freddo, soprattutto con quelle scadenze così strette che tutti conosciamo. Per fortuna, a ogni problema c'è una soluzione e, ancora meglio, un modo per prevenirlo.
Diciamocelo, la maggior parte degli errori nasce dalla gestione manuale. La fretta di un check-in affollato, la stanchezza a fine giornata o una semplice distrazione e via: un nome sbagliato, una data di nascita invertita, un numero di documento errato. Questi piccoli intoppi sono abbastanza per bloccare l'invio e costringerti a rifare tutto da capo.
Questa infografica riassume il processo standard, così da avere sempre sott'occhio i punti critici.

Ogni passaggio, dalla richiesta delle credenziali fino all'invio finale, richiede un'attenzione quasi chirurgica. È l'unico modo per essere sicuri che i dati arrivino corretti e nei tempi stabiliti dalla legge.
Che fare se il portale è offline
È lo scenario da incubo di ogni host: la scadenza si avvicina e il sito del portale Alloggiati è irraggiungibile. Niente panico. La normativa ha previsto un piano B. Se il portale è effettivamente in tilt per un tempo prolungato, puoi (e devi) inviare le schedine tramite Posta Elettronica Certificata (PEC) alla Questura della tua zona.
La PEC ha pieno valore legale e la ricevuta di consegna è la tua prova inconfutabile di aver rispettato l'obbligo nei tempi. Mi raccomando, conservala come un tesoro.
Modificare una schedina già inviata
Hai appena cliccato "invia" e ti accorgi di un errore. E ora? Purtroppo, una volta che la comunicazione è stata trasmessa e accettata dal sistema, non è più possibile modificarla. Il portale non ha una funzione di "correzione".
In questi casi, la strada giusta è una sola: alzare il telefono e chiamare l'Ufficio Alloggiati della tua Questura. Spiega con calma cosa è successo e segui le loro istruzioni, che di solito prevedono l'invio di una comunicazione di rettifica.
Prevenire è sempre meglio che curare, soprattutto quando si parla di burocrazia. Un dato corretto fin dall'inizio ti risparmia un sacco di grattacapi dopo.
È esattamente su questo principio che si fonda un'app come NowCheckin. La sua tecnologia OCR scansiona i documenti e cattura i dati con una precisione quasi assoluta, azzerando di fatto gli errori di battitura. Questa automazione completa taglia il problema alla radice, prima ancora che si presenti.
In più, la conservazione digitale delle ricevute dentro l'app crea una cronologia sicura e facile da consultare. Se mai dovessero esserci dei controlli, avrai ogni prova a portata di mano, trasformando una potenziale verifica in una semplice formalità. Sistemi efficienti come questo sono un vero motore per il turismo; nelle Marche, ad esempio, l'adozione di soluzioni smart per il check-in ha aiutato a gestire meglio i flussi, con un impatto positivo sull'economia. Puoi approfondire l'argomento in questo articolo sul settore turistico marchigiano.
Oltre la Polizia: ISTAT e Tassa di Soggiorno
Se pensi che gestire una struttura ricettiva si limiti a inviare la schedina al portale alloggiati della Polizia, preparati a scoprire che quello è solo l'inizio. È la punta dell'iceberg burocratico. Appena sotto la superficie, infatti, ti aspettano altri due compiti fondamentali: comunicare i dati statistici all'ISTAT e gestire la tassa di soggiorno per il tuo Comune.
Questa frammentazione delle procedure trasforma la vita di molti host in un vero e proprio incubo operativo. Immagina la scena: inserisci i dati di un ospite sul portale della Polizia. Fatto. Poi ti colleghi a un secondo portale, magari regionale come il ROSS 1000 in Lombardia, per mandare le stesse identiche informazioni all'ISTAT. E non è finita: devi aprire una terza piattaforma, quella comunale, per calcolare e versare la tassa di soggiorno.
Tre accessi diversi, tre inserimenti manuali, tre possibilità di fare un errore. È un loop frustrante e ripetitivo che ti ruba tempo prezioso e moltiplica lo stress per ogni singolo ospite che accogli.
Unificare gli adempimenti burocratici
La vera svolta non sta nel diventare più veloce a digitare, ma nell'eliminare completamente il bisogno di farlo più volte. È proprio qui che entra in gioco il potere di un'automazione completa, un sistema capace di parlare con tutti gli enti al posto tuo, partendo da un'unica, semplice azione.
Con una soluzione come Nowcheckin, il processo si trasforma dal giorno alla notte:
- Acquisizione dati una tantum: Fai una semplice scansione del documento dell'ospite al momento del check-in. Una sola volta.
- Invio multiplo e automatico: L'app si occupa di smistare e inviare in modo intelligente i dati corretti a ciascun ente, senza che tu debba fare altro.
- Polizia di Stato: La schedina viene trasmessa al portale alloggiati, rispettando le scadenze di legge.
- ISTAT/Regione: I flussi turistici vengono comunicati ai portali regionali di competenza.
- Comune: I dati necessari vengono inviati ai sistemi per la gestione della tassa di soggiorno.
Questo approccio centralizzato trasforma tre operazioni manuali e noiose in un unico gesto rapido e a prova di errore. Se vuoi approfondire adempimenti simili, la nostra guida sulla dichiarazione di ospitalità online offre ulteriori spunti utili.
La vera efficienza non si misura nei minuti risparmiati su un singolo compito, ma nell'eliminare del tutto i compiti inutili. L'automazione trasforma la burocrazia da un ostacolo quotidiano a un processo invisibile che funziona in sottofondo.
Navigare la complessità dei portali regionali
A complicare ulteriormente le cose, ogni Regione ha il suo sistema per la raccolta dei dati ISTAT. Questo costringe chi gestisce proprietà in più località a imparare a usare interfacce sempre nuove e diverse tra loro.
Prendiamo il Lazio, ad esempio: dal 21 maggio 2025 diventerà obbligatorio l'uso del sistema ROSS1000 per i dati statistici, che sostituirà il vecchio portale RADAR. Sebbene l'obiettivo sia standardizzare, per i gestori questo significa un'altra piattaforma da imparare e un nuovo processo a cui adattarsi. Per maggiori dettagli su questi cambiamenti, puoi leggere questo approfondimento sul funzionamento di Alloggiati Web.
Affidarsi a un sistema come Nowcheckin, che si integra già con i diversi portali regionali e comunali, vuol dire delegare completamente questa complessità. L'app si fa carico di inviare i dati nel formato corretto alla piattaforma giusta, garantendo una conformità normativa automatica senza che tu debba più preoccuparti di rincorrere i continui aggiornamenti burocratici. In questo modo, l'intero processo amministrativo del check-in non viene solo semplificato, ma completamente ottimizzato.
Il Portale Alloggiati è anche un affare del Fisco?
Molti gestori pensano che l'invio delle schedine al Portale Alloggiati sia solo una seccatura legata alla pubblica sicurezza. Un dovere da sbrigare e poi dimenticare. Ma la realtà è un po' più complessa: quei dati, infatti, non restano affatto confinati nei server della Polizia di Stato.
Le informazioni sulle presenze turistiche sono oro colato per l'Agenzia delle Entrate. L'obiettivo non è certo quello di penalizzare gli host, ma di far quadrare i conti: se dichiari di aver ospitato 100 persone in un mese, le tue entrate devono rispecchiare quel numero. Si tratta di promuovere una gestione trasparente e corretta, scovando chi fa il furbo.
Il filo diretto con l'Agenzia delle Entrate
Ogni volta che invii una schedina, lasci una traccia digitale. È la prova del numero di notti che hai venduto e di quante persone hai realmente ospitato. Questo significa che la tua contabilità deve essere perfettamente allineata con i dati che comunichi.
E le cose si sono fatte ancora più serie di recente. Con il Provvedimento n. 367929/2024, è stato messo nero su bianco che i dati di Alloggiati Web vengono trasmessi, in forma aggregata e anonima, direttamente all'Agenzia delle Entrate. Di fatto, i controlli sul rischio di evasione fiscale nel nostro settore si sono intensificati. Se vuoi approfondire, trovi tutti i dettagli in questo articolo sui controlli fiscali.
In poche parole, l'amministrazione finanziaria ha un nuovo, potente strumento per verificare se quello che dichiari corrisponde alla realtà.
L'automazione: il tuo scudo contro gli errori
In un contesto del genere, usare un sistema digitale come NowCheckin non è più solo una questione di efficienza. Non si tratta solo di risparmiare tempo, ma di costruire un muro di trasparenza e correttezza attorno alla tua attività.
Avere un archivio digitale preciso e inalterabile non è solo una comodità, ma una vera e propria garanzia in caso di controlli. È la prova tangibile della tua gestione diligente.
Affidarsi a un'app per l'invio automatico delle schedine ti dà dei vantaggi molto concreti anche sul piano fiscale:
- Crei un archivio a prova di bomba: Ogni check-in e ogni invio vengono salvati in modo sicuro, creando una cronologia impeccabile e facile da consultare in qualsiasi momento.
- Azzeri gli errori umani: L'estrazione automatica dei dati dai documenti elimina quasi del tutto il rischio di discrepanze, che sono la prima causa di problemi durante un controllo.
- Costruisci una base solida per la contabilità: Il tuo archivio digitale diventa una fonte di dati certissima su cui basare la contabilità, assicurandoti che tutto sia sempre allineato.
Scegliere un sistema di conformità normativa automatica come Nowcheckin significa non solo dormire sonni tranquilli per quanto riguarda gli obblighi di pubblica sicurezza, ma anche avere le spalle coperte per affrontare con serenità qualsiasi tipo di accertamento fiscale.
Le domande più comuni sul portale alloggiati (e le risposte che cerchi)
Ho raccolto qui le domande che, prima o poi, ogni gestore si pone davanti al portale alloggiati della polizia. Sono i dubbi classici che nascono sul campo, nella gestione di tutti i giorni. Andiamo dritti al punto con risposte pratiche.
Devo registrare anche i bambini piccoli o i neonati?
Sì, senza alcun dubbio. La legge non fa sconti sull'età: ogni singolo ospite, neonati compresi, deve essere registrato sul portale.
Quando viaggi con una famiglia, basta inserire i minori come "membri del gruppo" o "familiari", collegandoli al genitore o al capofamiglia che fornisce il proprio documento.
Che faccio se un ospite si rifiuta di darmi il documento?
Questo è un campanello d'allarme da non sottovalutare. La normativa parla chiaro: non puoi ospitare nessuno che si rifiuti di farsi identificare. Se ti trovi in questa situazione, sei obbligato a negare il check-in.
Se la persona insiste o il suo comportamento ti sembra sospetto, la cosa giusta da fare è avvisare le autorità. Questo dimostra quanto sia cruciale avere una procedura di check-in chiara fin dal primo contatto con l'ospite.
Per quanto tempo devo conservare le ricevute di invio?
La normativa attuale impone di conservare le ricevute digitali che il portale alloggiati della polizia genera dopo ogni invio per 5 anni. Non sono semplici file, ma documenti con valore legale che provano il tuo corretto operato.
La conservazione digitale sicura non è un optional, ma una parte cruciale del tuo lavoro. Un archivio ordinato e sempre accessibile è la tua migliore assicurazione in caso di controlli.
Salvare manualmente centinaia di PDF può diventare un vero incubo. Un sistema come NowCheckin ti toglie il pensiero, archiviando in automatico ogni ricevuta in un cloud sicuro. Saranno lì, pronte per ogni evenienza, senza che tu debba muovere un dito.
Posso delegare a qualcuno l'invio delle schedine?
Certo che sì. Il titolare della licenza può tranquillamente delegare l'accesso e l'invio dei dati a un collaboratore fidato, come un receptionist o un co-host.
Ma attenzione: anche se l'operazione la fa qualcun altro, la responsabilità legale dell'invio rimane sempre e solo del titolare della struttura ricettiva.
L'invio al portale alloggiati sostituisce la comunicazione all'ISTAT?
Assolutamente no. Si tratta di due adempimenti completamente diversi, con scopi differenti. La comunicazione al portale alloggiati serve per la pubblica sicurezza, mentre quella all'ISTAT (che in genere si fa su portali regionali come il ROSS 1000) ha fini puramente statistici, per monitorare i flussi turistici.
Inserire gli stessi dati su più piattaforme è una delle più grandi perdite di tempo per un host. Con Nowcheckin, ti basta una sola scansione del documento per inviare in automatico le informazioni a tutti gli enti, unificando gli obblighi e azzerando la fatica.
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