Se gestisci una struttura ricettiva in Italia, c'è un nome che è parte integrante della tua routine quotidiana: Portale Alloggiati Web. Non è un'opzione, ma un obbligo di legge. Parliamo della piattaforma ufficiale della Polizia di Stato, lo strumento con cui devi comunicare le generalità di ogni singolo ospite che soggiorna nel tuo hotel, B&B o casa vacanze. La gestione manuale di questo processo, però, è spesso fonte di stress e perdite di tempo, con code alla reception e il rischio costante di errori.
Questo adempimento è previsto dall'articolo 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza) ed è un pilastro per la sicurezza nazionale, ma non deve per forza essere un ostacolo alla tua efficienza.
Il ruolo cruciale del Portale Alloggiati Web
Aprire le porte della propria struttura agli ospiti è solo l'inizio. Dietro l'accoglienza si nascondono responsabilità precise, e quella della comunicazione dei dati alla Questura è forse la più delicata. Non si può delegare né rimandare.
Il portale Alloggiati Web nasce proprio per questo: mandare in pensione le vecchie schedine cartacee e digitalizzare un processo fondamentale. Lo scopo è duplice:
- Sicurezza pubblica: Le autorità devono sapere chi si muove sul territorio. È un'informazione chiave per la prevenzione e il controllo.
- Dati statistici: I dati, resi anonimi e aggregati, dipingono un quadro preciso dei flussi turistici, aiutando istituzioni e operatori a pianificare il futuro del settore.
Questa è la schermata di accesso che ogni gestore impara a conoscere fin troppo bene.
Come vedi, non si entra con un semplice nome utente e password. Servono un certificato digitale e credenziali specifiche: un chiaro segnale della delicatezza delle informazioni trattate.
Chi deve usarlo?
La risposta è semplice: tutti. L'obbligo di registrazione non guarda in faccia a nessuno. Se offri ospitalità a pagamento, sei della partita, a prescindere dalle dimensioni o dalla tipologia della tua attività.
L'elenco è lungo e comprende:
- Hotel, alberghi e pensioni
- Bed & Breakfast e affittacamere
- Case vacanza e appartamenti in affitto breve
- Agriturismi e campeggi
- Qualsiasi altra forma di alloggio turistico
Per darti un'idea chiara e immediata delle scadenze, ecco una tabella riassuntiva che ti consiglio di tenere sempre a mente.
| Obblighi e scadenze del portale alloggiati web in sintesi | |
|---|---|
| Aspetto | Dettaglio |
| Soggetti Obbligati | Chiunque offra alloggio a pagamento (hotel, B&B, case vacanze, ecc.) |
| Scadenza Comunicazione | Entro 24 ore dall'arrivo dell'ospite. |
| Caso Particolare | Per soggiorni inferiori alle 24 ore, la comunicazione deve essere immediata. |
| Sanzioni Previste | Multe e sanzioni penali in caso di mancata o tardiva comunicazione. |
La normativa, insomma, non ammette distrazioni. Rispettare queste tempistiche è fondamentale per operare in regola e senza pensieri.
Un processo manuale che chiede tempo e attenzione
E qui arriviamo al nocciolo della questione. La procedura standard del portale è interamente manuale. Devi inserire i dati di ogni ospite, uno alla volta, trascrivendo nome, cognome, data di nascita, estremi del documento e tutto il resto.
Immagina di farlo durante il picco della stagione, con la reception piena e il telefono che squilla. È un'operazione che non solo mangia tempo prezioso, ma apre anche la porta a fastidiosi errori di battitura.
La banca dati del Portale Alloggiati Web, gestita direttamente dalla Polizia di Stato, è diventata uno strumento essenziale in Italia. L'obbligo di trasmettere le generalità degli ospiti entro 24 ore ha permesso un monitoraggio dettagliatissimo dei flussi turistici. Se vuoi, puoi approfondire l'impatto di questi dati sulla crescita del turismo in Italia.
Basta un numero di documento sbagliato o un invio fatto in ritardo per rischiare sanzioni. Ecco perché la precisione non è un optional. È proprio per risolvere queste criticità che nascono soluzioni tecnologiche come NowCheckin. Invece di perdere ore a digitare, scatti una foto al documento e l'app estrae i dati in automatico, senza errori.
Si tratta di un passaggio che garantisce la conformità normativa automatica, azzera lo stress da errore umano e, soprattutto, ti restituisce il tempo da dedicare a ciò che conta davvero: i tuoi ospiti.
Come richiedere le credenziali per il portale
Prima ancora di pensare a registrare il primo ospite, c'è un passaggio obbligato: ottenere le chiavi d'accesso al portale Alloggiati Web. So che può sembrare l'ennesima complicazione burocratica, ma in realtà è una procedura piuttosto lineare. Se segui i passi giusti, avrai le tue credenziali in mano senza troppi mal di testa e sarai pronto a lavorare in regola.
Il primo, fondamentale step è bussare alla porta giusta. Ogni richiesta di abilitazione va presentata alla Questura territorialmente competente, cioè quella della provincia dove si trova la tua struttura. Inutile provare altrove: solo la Questura che ha giurisdizione sulla tua zona può darti il via libera.
La raccolta dei documenti necessari
Una volta individuata la Questura, è il momento di preparare le carte. La burocrazia non perdona la superficialità, quindi assicurati di avere tutto in ordine per non allungare i tempi. Di solito, la richiesta si fa compilando un modulo specifico che trovi direttamente sul sito istituzionale della Questura.
Insieme al modulo, dovrai allegare un paio di documenti chiave che dimostrano chi sei e che la tua attività è legittima:
- Copia del documento d'identità: Una copia fronte-retro del documento del titolare o del legale rappresentante della struttura. Semplice e diretto.
- Documentazione che attesta l'attività: Qui dipende dalla tua situazione. Potrebbe essere la SCIA (Segnalazione Certificata di Inizio Attività) che hai presentato in Comune, oppure una visura camerale aggiornata se la tua struttura è gestita da una società.
In pratica, con questi documenti stai dicendo: "Ehi, sono io, e la mia struttura esiste ed è autorizzata a operare". È un requisito non negoziabile.
Modalità di invio e tempi di attesa
Con il malloppo di documenti pronto, non resta che spedire tutto. Le modalità possono cambiare leggermente da una Questura all'altra, ma le strade sono quasi sempre due:
- Invio tramite PEC (Posta Elettronica Certificata): È la via che consiglio sempre. Veloce, tracciabile e con valore legale. Ti dà la certezza che la tua richiesta è stata inviata e ricevuta in una data e ora precise.
- Consegna a mano: Alcune Questure lo permettono ancora, ma prima di presentarti allo sportello, fai una telefonata o controlla sul sito. Spesso è necessario fissare un appuntamento.
Un consiglio spassionato: Prima di inviare qualsiasi cosa, dai un'occhiata approfondita al sito della tua Questura. Spesso ci sono guide o FAQ che chiariscono ogni dubbio. Un modulo compilato male o un documento mancante è la causa numero uno dei ritardi.
Una volta inviata la richiesta, armati di un po' di pazienza. I tempi per ricevere le credenziali possono essere molto variabili: a volte bastano pochi giorni, altre volte ci vogliono settimane. Dipende tutto dal carico di lavoro degli uffici. In linea di massima, mettiti comodo e aspetta una risposta entro 15-30 giorni.
Il primo accesso e la sicurezza
Quando la Questura approverà la tua richiesta, ti arriveranno le tanto attese credenziali, di solito via email o PEC. Troverai un nome utente e una password provvisoria. Ma attenzione, non è ancora finita.
Per una questione di sicurezza sacrosanta, il sistema ti obbliga a installare un certificato digitale sul computer che userai per accedere. Immaginalo come una chiave di sicurezza unica che garantisce che sei proprio tu a connetterti e che cifra tutti i dati che scambi con il portale. Senza questo certificato, la porta del portale resta chiusa.
Se vuoi una guida passo passo per non sbagliare questa fase delicata, ti consiglio di leggere il nostro approfondimento su come gestire l'accesso ad Alloggiati Web.
Al primo login, il sistema ti chiederà subito di cambiare la password provvisoria. Scegline una bella robusta e difficile da indovinare. Fatto questo, sei ufficialmente a bordo e pronto a registrare i tuoi ospiti, nel pieno rispetto della legge.
Come registrare un ospite: la procedura manuale
Una volta ottenute le credenziali, arriva il momento che spesso spaventa un po' chi è alle prime armi: l'inserimento manuale delle schedine sul portale Alloggiati Web. Tranquillo, anche se può sembrare un'operazione macchinosa, in realtà è solo questione di prenderci la mano. Diventerà una routine.
L'interfaccia del portale, diciamolo, non vincerà un premio di design, ma è funzionale. Dalla schermata principale dovrai accedere alla sezione "Inserimento Schedine", che diventerà il centro della tua attività quotidiana di registrazione. Qui dovrai trascrivere, uno per uno, tutti i dati dei tuoi ospiti.
Prima di arrivare a questo punto, però, devi aver richiesto e ottenuto le credenziali. Questo schema riassume i passaggi fondamentali.
Come vedi, il processo si divide in tre fasi: compili i moduli, li invii alla Questura di competenza e attendi le chiavi di accesso per poter finalmente iniziare a operare.
Guida campo per campo
Dentro la maschera di inserimento, ti troverai davanti una serie di campi da riempire. È importantissimo farlo con la massima attenzione, perché basta un niente per invalidare la comunicazione.
Vediamo insieme i campi principali che non puoi sbagliare:
- Data di arrivo: Il giorno esatto in cui l'ospite ha fatto il check-in.
- Cognome e Nome: Devono essere identici a come appaiono sul documento d'identità.
- Sesso: Semplice, M o F.
- Data di nascita: Giorno, mese e anno di nascita del tuo ospite.
- Cittadinanza: Seleziona la nazione corretta dal menu a tendina.
- Luogo di nascita: Qui devi indicare lo stato e il comune (o la città, se estera) di nascita.
- Tipo di documento: Carta d'identità, passaporto o altro documento valido.
- Numero documento: Il numero seriale del documento che ti ha presentato.
- Luogo di rilascio: L'ente che ha emesso il documento (es. Comune di Roma, Questura di Milano).
Questa è la schermata che ti troverai a compilare per ogni singola persona che alloggia da te. Ogni informazione ha il suo posto e richiede precisione.
Come gestire i casi specifici
Non tutti gli ospiti viaggiano da soli, e il portale lo sa. Esistono modalità di inserimento diverse a seconda della composizione del gruppo, ed è fondamentale conoscerle per non fare pasticci.
Ospite Singolo
Questa è la base di partenza: inserisci tutti i dati dell'unico ospite e invii. Fatto.
Capo Famiglia o Capo Gruppo
Quando arriva una famiglia o un gruppo di amici, la procedura cambia leggermente. Per prima cosa, inserisci i dati del "Capo Famiglia" o "Capo Gruppo". Fatto questo, potrai aggiungere gli altri come "Familiari" o "Membri del Gruppo", collegandoli direttamente al primo nominativo. Questo sistema è pensato per raggruppare chi viaggia insieme e velocizzare l'invio.
Ospiti stranieri
Per gli ospiti che vengono dall'estero, il processo è praticamente identico. L'unica accortezza è selezionare lo "Stato estero" corretto sia per il luogo di nascita che per il rilascio del documento. Occhio a trascrivere bene nomi e cognomi che potrebbero avere caratteri o accenti a cui non siamo abituati.
L'inserimento manuale, per quanto necessario, è un'attività ad altissimo rischio di errore umano. Una semplice distrazione, un numero di passaporto invertito o una data di nascita sbagliata, può compromettere la validità della comunicazione e crearti problemi.
Immagina di dover ripetere questa operazione decine di volte a settimana, magari a fine giornata, quando la stanchezza si fa sentire. Ogni check-in si traduce in minuti preziosi che potresti dedicare ai tuoi ospiti. Il rischio di sbagliare è sempre dietro l'angolo.
È proprio per superare questi ostacoli che soluzioni come Nowcheckin diventano un alleato prezioso. Invece di digitare ogni singolo dato, con l'app ti basta scattare una foto al documento dell'ospite. La tecnologia OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri) fa il lavoro sporco per te: estrae le informazioni in automatico e le compila con una precisione che azzera gli errori di trascrizione.
Scopri come Nowcheckin può automatizzare il check-in della tua struttura - scarica l'app gratuita e prova tutti i vantaggi.
Questo approccio non solo riduce i tempi di check-in fino al 70%, ma ti dà anche la certezza che i dati inviati al Portale Alloggiati Web siano sempre corretti e a norma di legge. In questo modo, trasformi un compito noioso e stressante in un processo rapido e sicuro, liberando tempo ed energie per quello che conta davvero: far sentire i tuoi ospiti a casa.
Automatizzare l'invio e dire addio agli errori
Inserire a mano i dati sul Portale Alloggiati Web è una di quelle operazioni che mangia tempo prezioso e apre la porta a un sacco di errori. Ogni singolo ospite richiede di trascrivere con pazienza nomi, date di nascita, numeri di documento... un compito ripetitivo che, soprattutto quando la struttura è piena, può facilmente trasformarsi in una svista costosa.
Per fortuna, la tecnologia ci viene in soccorso. I software gestionali di oggi, pensati proprio per dialogare direttamente con il sistema della Polizia di Stato, riescono a trasformare questo obbligo di legge in un'operazione quasi automatica, quasi invisibile.
Immagina di non dover più battere sui tasti i dati di ogni singola schedina. Invece di perdere minuti che non hai davanti allo schermo, puoi delegare tutto a un sistema intelligente che lavora per te, 24 ore su 24, senza mai fare un errore di battitura.
Il potere dell'automazione per la tua struttura
L'automazione non è solo una questione di risparmiare tempo. Introduce un livello di precisione e affidabilità che l'inserimento manuale non potrà mai raggiungere.
Un software dedicato come Nowcheckin nasce proprio per togliere di mezzo il fattore umano quando si tratta di trascrivere i dati. E questo si traduce in vantaggi concreti, che puoi toccare con mano nella gestione di tutti i giorni.
I benefici sono lampanti:
- Errori di trascrizione azzerati: La tecnologia OCR (quella che legge i testi dalle immagini) cattura i dati direttamente dai documenti degli ospiti. Un nome straniero complicato o un lungo numero di passaporto non sono più un grattacapo.
- Invii sempre puntuali, garantiti: Il sistema spedisce i dati in automatico entro le 24 ore previste dalla legge, anche se il check-in avviene di notte, nel weekend o durante le feste. Zero ansie.
- Dati sensibili al sicuro: Le informazioni vengono gestite con protocolli di crittografia moderni, offrendo una sicurezza ben superiore rispetto a pile di fotocopie e documenti cartacei lasciati in giro.
Questo approccio non solo ti mette al riparo da multe e sanzioni, ma rende tutta la gestione della tua struttura più efficiente. Così, tu e il tuo staff potete finalmente concentrarvi su quello che conta davvero: l'accoglienza.
La gestione manuale non è solo lenta, è un rischio. Ogni dato inserito a mano è un'opportunità di sbagliare. L'automazione non è un lusso, ma una necessità per chi punta a una gestione professionale e senza stress, assicurandosi la conformità normativa in automatico.
Con un'app specializzata, il processo diventa di una semplicità disarmante. L'ospite arriva, tu fai una foto al suo documento e il sistema pensa a tutto il resto, dalla compilazione della schedina all'invio al portale. Se vuoi andare più a fondo, puoi leggere la nostra guida su come gestire le schedine alloggiati in formato digitale e dire addio per sempre alla carta.
Nowcheckin: non solo una semplice comunicazione
Strumenti come Nowcheckin non si limitano a inviare i dati alla Polizia. Gestiscono l'intero processo di check-in online, trasformando un dovere burocratico in un'occasione per migliorare l'esperienza dei tuoi ospiti.
Pensa a un sistema che non si occupa solo del Portale Alloggiati, ma gestisce in automatico anche le comunicazioni ISTAT e il calcolo della tassa di soggiorno. L'automazione diventa totale, e l'accoglienza più fluida che mai.
Questo è ancora più importante se guardiamo ai numeri del turismo. Le statistiche ufficiali del Viminale, basate proprio sui dati raccolti da "Alloggiati Web", ci dicono che l'estate 2025 in Italia ha visto una crescita del 6,22% dei turisti. Con un picco di arrivi del 10,2% solo a giugno, l'efficienza non è più un'opzione, ma una necessità. Se ti interessa, puoi leggere l'analisi completa sui dati del turismo in Italia.
Con Nowcheckin, puoi arrivare a ridurre i tempi di check-in del 70%. Questo non significa solo risparmiare ore di lavoro, ma anche eliminare le fastidiose code alla reception, offrendo un'esperienza moderna e senza intoppi che i tuoi ospiti apprezzeranno e ricorderanno. In poche parole, trasformi un obbligo in un vantaggio competitivo.
Errori comuni e sanzioni: cosa devi assolutamente sapere
Quando si gestisce la comunicazione sul portale Alloggiati Web, la precisione non è un optional. Basta una piccola distrazione, un ritardo, e ci si può trovare in guai seri, con conseguenze sia amministrative che penali. Conoscere gli errori più comuni è il primo, fondamentale passo per evitarli e dormire sonni tranquilli.
Moltissimi host, soprattutto all'inizio della loro avventura, inciampano sempre negli stessi sbagli. Si tratta di sviste spesso dettate dalla fretta o da una conoscenza un po' superficiale delle regole. Ricorda: la mancata comunicazione non è una dimenticanza, è un'omissione che la legge punisce con severità.
Gli errori da non commettere mai
La fretta è la peggiore consigliera possibile, specialmente quando hai tra le mani i dati sensibili dei tuoi ospiti. Vediamo insieme quali sono le disattenzioni più frequenti che possono costare davvero caro.
- Invio oltre le 24 ore: Questo è l'errore più grave e, purtroppo, il più comune. La legge parla chiaro: hai 24 ore di tempo dall'arrivo dell'ospite per inviare i dati. Se il soggiorno dura meno di 24 ore, la comunicazione deve essere immediata, non ci sono scuse.
- Dati sbagliati o incompleti: Un numero di passaporto trascritto male, una data di nascita errata, un nome con un errore di battitura. Basta un niente per invalidare l'intera comunicazione. La precisione è tutto.
- Dimenticare un ospite: In un gruppo o in una famiglia, è un attimo saltare la registrazione di qualcuno, magari di un bambino. Ricorda che ogni singola persona, neonati inclusi, deve essere registrata. Nessuno escluso.
- Non inviare affatto la comunicazione: Sembra assurdo, ma succede. Alcuni host alle prime armi, per inesperienza o pura negligenza, omettono del tutto l'invio. Questa è l'infrazione più grave in assoluto, e ti porta dritto nel penale.
Queste non sono semplici sviste amministrative. L'articolo 109 del TULPS è una norma di pubblica sicurezza, e violarla ha conseguenze molto serie.
Sanzioni amministrative e conseguenze penali
Ignorare gli obblighi del Portale Alloggiati non è un gioco. Le conseguenze possono essere pesantissime e variano a seconda della gravità dell'infrazione. È fondamentale capire a cosa si va incontro.
La mancata comunicazione delle generalità degli ospiti è una violazione che può portare all'arresto fino a tre mesi o a un'ammenda fino a 206 €. Non parliamo di una semplice multa, ma di una sanzione penale che sporca la fedina.
Come se non bastasse, le autorità locali possono anche decidere di sospendere temporaneamente la tua licenza, impedendoti di fatto di lavorare.
Come prevenire problemi e rimediare a un errore
La migliore difesa contro errori e sanzioni è una buona organizzazione. Se però ti accorgi di aver commesso un errore dopo l'invio, niente panico. Il portale permette di annullare una schedina errata e inviarne una nuova e corretta, a patto di agire subito.
E se il portale è offline per manutenzione? La procedura standard prevede di inviare i dati tramite PEC alla Questura di competenza. È una buona pratica avere sempre a portata di mano l'indirizzo PEC giusto per queste emergenze.
Ma la difesa definitiva resta l'automazione. Affidarsi a un sistema come NowCheckin significa eliminare quasi completamente il rischio di errori umani e di invii tardivi. L'app si occupa di tutto, garantendoti una conformità normativa automatica e lasciandoti la tranquillità di concentrarti sui tuoi ospiti.
Se vuoi approfondire l'argomento, leggi il nostro articolo dettagliato su come funziona la registrazione degli ospiti alla Questura e scopri come la tecnologia può davvero semplificarti la vita.
Come gestire e conservare le ricevute di invio
Hai inviato con successo i dati dei tuoi ospiti, perfetto! Ma il tuo lavoro non finisce qui. Ogni singola comunicazione che mandi al portale Alloggiati Web genera una ricevuta digitale in formato PDF. Attenzione, non è un semplice riepilogo: è la tua unica prova legale che dimostra di aver fatto tutto secondo le regole.
Conservarla non è una scelta, ma un obbligo preciso. Se dovessero bussare alla tua porta per un controllo, quella ricevuta è l'unico documento che può salvarti da contestazioni. Ignorare questo passaggio è come non avere nessuna prova di essere in regola.
Perché la conservazione è così importante?
Mettiamola così: la ricevuta di invio è la tua polizza assicurativa. Attesta in modo inconfutabile la data e l'ora esatta in cui hai trasmesso le generalità dei tuoi ospiti, proteggendoti da qualsiasi dubbio o accusa futura.
Senza un archivio ordinato e a portata di mano, un controllo delle autorità può trasformarsi in un vero incubo. Ti ritroveresti a cercare disperatamente tra file sparsi sul computer o persi in chissà quale email, con il rischio concreto di non trovare quello che ti serve in tempo.
Per quanto tempo conservare le ricevute
La normativa parla chiaro: le ricevute delle schedine alloggiati vanno conservate per cinque anni. Un periodo così lungo impone un sistema di archiviazione che non sia solo sicuro, ma anche duraturo e facile da consultare anche a distanza di tempo.
L'archiviazione digitale non è solo una comodità, è una strategia di gestione del rischio. Un archivio ben organizzato ti protegge da sanzioni e ti permette di rispondere a qualsiasi richiesta delle autorità con prontezza e professionalità.
Pensare di stampare tutto e conservarlo su carta, con la mole di dati che gestiamo oggi, è semplicemente impensabile, oltre che poco sicuro. Un sistema digitale ben strutturato offre vantaggi enormi in termini di sicurezza, spazio e velocità di ricerca. L'obiettivo è creare uno storico a prova di bomba, che resista a guasti del PC o a cancellazioni accidentali.
Semplificare l'archiviazione con la tecnologia
Ed è qui che l'automazione fa la differenza. Affidarsi a un software specializzato come Nowcheckin significa delegare anche questo compito, che altrimenti sarebbe un onere manuale e ripetitivo. L'app, infatti, non si limita a inviare i dati per te, ma si occupa anche della conservazione digitale automatica delle ricevute.
Ogni volta che fai una comunicazione, la ricevuta viene salvata in automatico su un cloud protetto. In questo modo si crea un registro ordinato, sempre accessibile con un click. Questo sistema elimina la seccatura di dover scaricare e archiviare manualmente ogni singolo file, azzerando il rischio di perdite o dimenticanze.
Questo livello di organizzazione è cruciale, specialmente se pensiamo ai volumi di ospiti che le strutture ricettive gestiscono. I dati del Portale Alloggiati Web, per fare un esempio, hanno registrato 10,6 milioni di arrivi solo nel secondo trimestre del 2025. Per farti un'idea delle dinamiche, puoi dare un'occhiata alle ultime statistiche sui flussi turistici pubblicate dall'ISTAT.
Con Nowcheckin, trasformi quello che è un obbligo di legge in un processo invisibile e sicuro, garantendoti la massima tranquillità e la certezza di essere sempre in regola.
I dubbi più comuni (e le loro risposte) sul portale alloggiati web
Anche quando si crede di avere tutto sotto controllo, è normale che qualche domanda salti fuori. Dopotutto, la burocrazia sa essere insidiosa. Vediamo insieme di risolvere i dubbi più frequenti che ogni host si è posto almeno una volta.
Cosa faccio se il portale non funziona?
Panico! Il portale è offline per manutenzione o per un guasto tecnico proprio quando devi inviare le schedine. Che si fa? Niente paura, ma non si può nemmeno rimandare. L'obbligo di comunicazione non scompare magicamente.
La procedura ufficiale in questi casi è molto chiara: devi inviare i dati tramite Posta Elettronica Certificata (PEC) alla Questura di competenza territoriale. Il mio consiglio spassionato? Tieni sempre a portata di mano l'indirizzo PEC giusto per queste emergenze, così non perdi tempo a cercarlo nel momento del bisogno.
Devo registrare anche i bambini?
La risposta è un sonoro e inequivocabile sì. La legge non fa alcuna distinzione basata sull'età. Tutti gli ospiti, dal neonato di pochi giorni all'adulto, devono essere registrati sul portale.
Ricorda: ogni singola persona che pernotta nella tua struttura conta, senza nessuna eccezione.
Come mi comporto se un ospite si ferma solo per poche ore?
Capita, soprattutto con i clienti business o di passaggio. Anche se un ospite si ferma per un "day use" o comunque per meno di 24 ore, l'obbligo di comunicazione rimane invariato. Anzi, si fa ancora più stringente.
In questo caso specifico, la normativa richiede che l'invio dei dati sia immediato. Non puoi aspettare la fine della giornata o le canoniche 24 ore: la registrazione va fatta subito dopo il suo arrivo.
Delegare l'invio manuale delle schedine a qualcun altro è una possibilità, certo, ma porta con sé dei rischi. Pensa alla privacy dei dati e alla possibilità di errori di distrazione. La soluzione più sicura e che ti fa dormire sonni tranquilli è affidarsi a un sistema che fa tutto in automatico, garantendo una conformità normativa a prova di bomba e proteggendo i dati sensibili dei tuoi ospiti.
Posso delegare l'invio delle schedine?
Sì, puoi delegare l'operazione a un collaboratore di fiducia. Tuttavia, è fondamentale capire una cosa: la responsabilità legale di fronte alla legge rimane sempre e solo tua, in quanto titolare della struttura.
Per toglierti davvero ogni pensiero, l'opzione migliore è usare un software specializzato. Con un'app come Nowcheckin, l'invio diventa un processo automatico e a prova di errore. In questo modo non solo elimini la necessità di delegare, ma azzeri il rischio di sanzioni e recuperi tempo prezioso da dedicare a ciò che conta davvero: l'accoglienza.
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