Fare una scansione con il cellulare è ormai il modo più diretto per digitalizzare i documenti, trasformando di fatto il tuo smartphone in un potentissimo scanner tascabile. Grazie a questa tecnologia, puoi acquisire carte d'identità, passaporti e qualsiasi altro documento in pochi istanti. Si tratta di un bel salto in avanti rispetto all'hardware ingombrante e alle lente procedure manuali di una volta, non trovi? Il problema è che spesso questa procedura, se non gestita con strumenti professionali, causa code, errori e rischi per la privacy, trasformando un potenziale vantaggio in una fonte di stress.
Perché la scansione mobile sta cambiando le regole del check-in
Le code infinite in reception e gli errori di battitura nel trascrivere i dati degli ospiti non sono solo una seccatura. Per una struttura ricettiva, rappresentano un costo operativo reale e tangibile. Ogni minuto perso in procedure manuali è un minuto che non dedichi all'accoglienza, e ogni dato sbagliato può trasformarsi in un bel grattacapo con le comunicazioni obbligatorie alle autorità.
È qui che entra in gioco la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) integrata negli smartphone, che ha completamente cambiato le carte in tavola. Quello che un tempo richiedeva uno scanner da tavolo, oggi lo facciamo con una semplice foto.
Dal problema alla soluzione tecnologica
Ma l'evoluzione non si è fermata all'hardware. Il vero cambio di passo sta nel software: quello capace di interpretare un'immagine, estrarre i dati con una precisione chirurgica e inserirli esattamente dove servono. Questo processo trasforma un'operazione noiosa e piena di rischi in un flusso di lavoro snello e automatizzato.
Soluzioni specifiche come Nowcheckin nascono proprio da questa esigenza. Non si tratta più solo di "fare una foto al documento", ma di inserire questa funzione in un sistema che gestisce l'intero processo di registrazione in modo intelligente:
- Acquisizione immediata: Basta una foto al documento per dare il via al check-in.
- Estrazione automatica dei dati: L'app si occupa di leggere nomi, cognomi, date e numeri di documento senza che tu debba muovere un dito.
- Invio telematico integrato: I dati vengono preparati e inviati in automatico al Portale Alloggiati e agli enti ISTAT regionali.
Adottare un approccio del genere oggi non è un lusso, ma una mossa strategica in un mercato dove la competizione è sempre più alta. Le aspettative degli ospiti sono cambiate: cercano esperienze fluide e veloci, a partire dal loro arrivo.
Passare a un sistema di check-in digitale significa ridurre i tempi di registrazione fino al 70%. Meno code, più sorrisi e una prima impressione decisamente migliore per chi sceglie la tua struttura.
Un confronto pratico
Per capire meglio l'impatto di questa tecnologia, ho preparato una tabella che mette a confronto il vecchio metodo con quello nuovo. I vantaggi sono piuttosto evidenti.
Confronto tra check-in tradizionale e scansione mobile
Questa tabella mette a confronto passaggi, tempi e rischi del processo manuale rispetto alla scansione da smartphone, evidenziando i vantaggi immediati.
| Aspetto | Check-in tradizionale | Check-in con scansione mobile |
|---|---|---|
| Registrazione dati | Trascrizione manuale da documento a registro o computer. | Foto al documento con estrazione automatica dei dati. |
| Tempo medio per ospite | 3-5 minuti, spesso di più per famiglie o gruppi. | Meno di 30 secondi. |
| Rischio di errori | Alto (errori di battitura, dati mancanti). | Bassissimo (l'OCR è estremamente preciso). |
| Gestione privacy | Rischio di smarrimento fotocopie, dati esposti. | Dati crittografati e gestiti secondo il GDPR. |
| Invio alle autorità | Inserimento manuale separato su Portale Alloggiati/ISTAT. | Invio automatico e integrato con un clic. |
Come puoi vedere, la scansione mobile non è solo più veloce, ma anche più sicura e affidabile, liberandoti da compiti ripetitivi e riducendo a zero il rischio di errori costosi.
Un mercato che chiede a gran voce il digitale
I numeri non mentono. La tecnologia contactless è diventata una priorità, tanto che il check-in da mobile è desiderato dal 31% dei viaggiatori italiani. A livello globale, addirittura il 53,6% dei turisti si aspetta che questi servizi diventino la normalità. Di conseguenza, il 34,4% degli albergatori in Italia sta già investendo in queste tecnologie per non restare indietro. Se vuoi approfondire, ti consiglio di leggere il report completo sul viaggiatore moderno di SiteMinder.
Adottare un'app come Nowcheckin, che automatizza la scansione e la registrazione, non è solo una risposta a un'esigenza di efficienza interna. È una risposta diretta a una chiara richiesta del mercato. Significa offrire un servizio moderno, sicuro e allineato alle aspettative dei viaggiatori, garantendo allo stesso tempo la piena conformità normativa senza alcuno sforzo da parte tua.
Come preparare lo smartphone per una scansione perfetta
Prima ancora di inquadrare il documento, il vero segreto per una scansione con cellulare impeccabile parte da un gesto semplicissimo ma che fa tutta la differenza: preparare il tuo dispositivo. Bastano letteralmente pochi secondi per trasformare il tuo smartphone in uno strumento di acquisizione professionale.
Il risultato? Ogni documento sarà perfettamente leggibile per i sistemi OCR (Optical Character Recognition). Una scansione di qualità non solo ti semplifica la vita, ma assicura che i dati inviati alle autorità siano sempre corretti, evitando grattacapi e correzioni manuali. Con strumenti come Nowcheckin, tutto questo si traduce in un'automazione più fluida, affidabile e con una drastica riduzione degli errori umani.
I gesti fondamentali prima di ogni scansione
Pensa a questi passaggi come a un piccolo rituale pre-scansione. Richiedono un attimo, ma il loro impatto sulla qualità finale del file è enorme.
Pulisci la lente della fotocamera: Sembra una banalità, lo so, ma è la prima causa di scansioni sfocate o con aloni. Polvere, ditate e piccoli residui sulla lente sono i nemici numero uno della nitidezza. Usa un panno in microfibra, come quello degli occhiali, e puliscila delicatamente prima di ogni sessione di check-in.
Disattiva il flash (quasi sempre): Il flash dello smartphone è pensato per le foto al buio, non per i documenti. Anzi, è il suo peggior nemico. Su materiali plastificati come patenti, carte d'identità elettroniche (CIE) e passaporti, crea dei riflessi accecanti che rendono illeggibili intere sezioni, mandando completamente in tilt il software OCR.
Consiglio dall'esperienza: La luce migliore è sempre quella ambientale, diffusa e uniforme. Se ti trovi in un ambiente un po' buio, è molto meglio accendere una lampada da tavolo e posizionarla di lato rispetto al documento. Fidati, il risultato sarà mille volte superiore a quello che otterresti con il flash del telefono.
Ottimizzare le impostazioni della fotocamera
Oltre alla preparazione fisica, un altro piccolo trucco è agire sulle impostazioni software del tuo smartphone. Sia iOS che Android offrono dei controlli che, se usati bene, aumentano parecchio la precisione della scansione.
Blocca messa a fuoco ed esposizione: Apri la fotocamera e inquadra il documento. Invece di scattare subito, tieni premuto il dito su un punto del documento dove c'è del testo ben definito. Vedrai comparire un indicatore, di solito un quadratino giallo con la scritta "Blocco AE/AF". Questo piccolo gesto impedisce al telefono di cambiare continuamente il fuoco mentre cerchi l'inquadratura perfetta.
Controlla la risoluzione: Non serve scattare alla massima risoluzione possibile, che creerebbe solo file inutilmente pesanti. Però, assicurati che le impostazioni non siano settate su una qualità troppo bassa. Una risoluzione standard, come 12 MP, è più che sufficiente per una lettura OCR eccellente.
Scegliere l'app giusta fa la differenza
Anche con uno smartphone preparato alla perfezione, l'applicazione che usi per scansionare gioca un ruolo cruciale. Le app native come Note su iOS vanno bene per un uso occasionale, ma per un gestore di strutture ricettive servono funzionalità più avanzate. Se vuoi approfondire, ne abbiamo parlato nella nostra guida sulle migliori applicazioni per scannerizzare documenti.
Per gestire il check-in in modo efficiente, ti serve un'app che faccia molto più che creare un semplice PDF. È fondamentale che sia in grado di:
- Rilevare in automatico i bordi del documento.
- Correggere la prospettiva se l'inquadratura non è dritta.
- Integrare un motore OCR potente per estrarre i dati senza errori.
- Garantire la sicurezza, evitando di salvare foto di documenti sensibili nella galleria del telefono.
È proprio per questo che Nowcheckin integra un sistema di scansione nativo, pensato su misura per le esigenze di un host. L'app ti guida passo passo nell'acquisizione, ottimizza l'immagine in tempo reale e si occupa di estrarre e inviare i dati, garantendoti la conformità normativa automatica e riducendo i tempi di check-in del 70%.
La tecnica corretta per inquadrare i documenti di identità
Ottenere una scansione con il cellulare che sia davvero di alta qualità non è questione di fortuna, ma di pura tecnica. Bastano pochi, semplici accorgimenti per trasformare una foto in un documento digitale impeccabile, pronto per essere letto senza il minimo errore dai sistemi OCR. Questa è la fase più delicata di tutto il processo, dove luce e angolazione diventano i tuoi migliori alleati.
Padroneggiare queste basi è cruciale, specialmente in un contesto turistico sempre più competitivo. Le previsioni parlano chiaro: nel 2026 l'Italia si confermerà la prima destinazione in Europa, con picchi di saturazione che nelle strutture ricettive toccheranno il 47,8% durante le festività invernali. Un afflusso del genere impone un processo di check-in fulmineo e senza intoppi, dove ogni scansione deve riuscire al primo colpo. Se vuoi approfondire, trovi tutti i dati nell'analisi del Ministero del Turismo.
Scopri come Nowcheckin può automatizzare il check-in della tua struttura - Scarica l'app gratuita e prova tutti i vantaggi.
Gestire l'illuminazione per dire addio a ombre e riflessi
Partiamo dal fattore più critico in assoluto: l'illuminazione. Una luce sbagliata può creare ombre che nascondono dati importanti o, peggio, riflessi che li cancellano del tutto, rendendo la scansione inutilizzabile. L'obiettivo è uno solo: ottenere una luce morbida, diffusa e perfettamente uniforme su tutta la superficie del documento.
Ecco gli scenari di luce ideali:
- Luce naturale diurna: Questa è senza dubbio la soluzione migliore. Mettiti vicino a una finestra, ma fai attenzione a non esporre il documento alla luce diretta del sole, che creerebbe contrasti troppo netti. Appoggia il documento su un tavolo e assicurati che né tu né lo smartphone proiettiate ombre.
- Luce artificiale serale: Se devi fare la scansione di sera, dimentica i faretti a soffitto. La scelta vincente è una lampada da tavolo con un paralume, posizionata di lato rispetto al documento. Questo piccolo trucco crea una luce angolata che riduce al minimo i riflessi sulla plastica delle carte d'identità e dei passaporti.
Non usare mai, e dico mai, il flash del telefono. È una luce frontale e durissima che crea un "effetto specchio" sui documenti plastificati, rendendo illeggibili intere sezioni. Molto meglio un ambiente un po' meno luminoso ma con una luce diffusa.
Questa infografica riassume il flusso di lavoro ideale per prepararsi a una scansione perfetta.
Come vedi, basta seguire questi tre semplici passaggi — pulire la lente, trovare la luce giusta e inquadrare correttamente — per eliminare gli errori più comuni e ottenere un risultato professionale ogni singola volta.
L'importanza cruciale dell'angolazione
Subito dopo la luce, viene l'angolazione. Una foto scattata dalla prospettiva sbagliata distorce le proporzioni del documento e manda in tilt il software OCR.
La regola d'oro è la ripresa "a volo d'uccello". In pratica, devi posizionare lo smartphone in modo che sia perfettamente parallelo al documento appoggiato sul tavolo. Immagina di scattare una foto dall'alto, mantenendo i bordi del documento allineati con i bordi dello schermo.
Errori di angolazione da evitare a tutti i costi:
- Inquadratura obliqua: Scattare tenendo il telefono inclinato crea una distorsione trapezoidale. Il software OCR fa una fatica tremenda a interpretare caratteri deformati.
- Bordi tagliati: Assicurati che l'intero documento, angoli compresi, sia ben visibile nell'inquadratura. Tagliare via anche solo un pezzettino può compromettere la lettura di dati essenziali.
- Distanza sbagliata: Avvicinati abbastanza da riempire quasi tutto lo schermo con il documento, ma lascia sempre un piccolo margine attorno ai bordi.
Scenari reali di scansione
Ogni documento, si sa, ha le sue piccole particolarità. Vediamo come applicare queste regole a due dei casi più comuni che ti capiteranno.
Scansione del Passaporto
Il passaporto ha la famosa banda MRZ (Machine Readable Zone), quelle due righe di caratteri e simboli in fondo alla pagina. Questa zona è fondamentale perché contiene tutti i dati anagrafici in un formato standard mondiale, ottimizzato proprio per la lettura automatica.
Quando scansioni un passaporto:
- Aprilo sulla pagina con la foto e i dati.
- Stendilo bene per assicurarti che sia completamente piatto e che la banda MRZ sia pulita e senza riflessi.
- Inquadra l'intera doppia pagina, concentrandoti sulla massima nitidezza della zona MRZ.
Scansione della Carta d'Identità Elettronica (CIE)
La CIE è plastificata e piena di ologrammi di sicurezza, il che la rende un incubo per i riflessi. Qui, la gestione della luce è ancora più decisiva.
Quando scansioni una CIE:
- Appoggiala su uno sfondo scuro e a tinta unita. Questo migliora il contrasto e aiuta l'app a rilevare i bordi.
- Usa una luce laterale per evitare che gli ologrammi sparino il riflesso dritto nell'obiettivo.
- Inquadra solo il lato frontale. Le app professionali come Nowcheckin sono già pensate per estrarre tutti i dati necessari da una sola foto.
Per chi usa dispositivi Android e vuole il massimo della qualità, abbiamo preparato una guida ancora più specifica su come scansionare documenti con Android, piena di consigli mirati per quel sistema operativo.
Affidarsi a un'app specializzata come Nowcheckin semplifica enormemente tutto questo. Il software non solo ti dà delle guide visive in tempo reale per trovare l'inquadratura perfetta, ma è anche ottimizzato per riconoscere i vari tipi di documenti. Il risultato? Il margine di errore si riduce praticamente a zero, garantendo una riduzione degli errori umani drastica. In questo modo puoi ottenere scansioni perfette in pochi secondi, anche se non sei un fotografo professionista.
Gestire i dati in modo sicuro e conforme al GDPR
Una volta ottenuta una scansione con cellulare tecnicamente perfetta, la partita vera inizia adesso. La domanda più importante diventa: che fine fanno quei dati? Il momento in cui premi il pulsante di scatto è solo l'inizio di un percorso delicatissimo che riguarda la sicurezza, la privacy e la conformità alle normative.
Gestire i dati anagrafici di un ospite non è un gioco. Stiamo parlando di informazioni personali e sensibili, protette da regolamenti severissimi come il GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati). Prenderla alla leggera può costare caro.
Il rischio nascosto nella galleria del telefono
Molti host, per pura comodità, usano la fotocamera del telefono o una delle tante app di scansione generiche. Questo approccio, però, nasconde una vulnerabilità enorme: le immagini dei documenti finiscono dritte nella galleria fotografica del dispositivo.
Avere copie non protette di carte d'identità e passaporti salvate insieme alle foto delle vacanze è un rischio che nessuna struttura ricettiva dovrebbe mai correre. Se il telefono venisse smarrito, rubato o hackerato, quei dati sensibili sarebbero immediatamente esposti, con conseguenze legali e di reputazione devastanti.
La vera sicurezza nella gestione dei dati non sta solo nel come acquisisci le informazioni, ma soprattutto in come le proteggi e le processi un attimo dopo la scansione. L'obiettivo è non lasciare mai tracce vulnerabili.
Per questo motivo, è fondamentale usare strumenti professionali pensati apposta per il nostro settore. Un'applicazione specializzata non salva mai l'immagine del documento nella galleria. Al contrario, gestisce tutto in un ambiente temporaneo e protetto, estrae i dati che servono e poi cancella l'immagine in modo sicuro e definitivo.
Oltre la semplice lettura dei dati: l'automazione che fa la differenza
Un'app professionale come Nowcheckin non si limita a "leggere" un documento. Il suo compito è molto più complesso e strategico: trasforma un obbligo burocratico in un processo efficiente e a prova di errore.
Vediamo cosa succede davvero dopo che hai fatto la foto:
- Estrazione intelligente dei dati: Il sistema OCR non legge solo il testo, lo capisce. Riconosce quale stringa è il nome, quale il cognome, la data di nascita o il numero di documento, e mette ogni cosa al posto giusto.
- Compilazione automatica: I dati estratti vanno a riempire all'istante i moduli digitali richiesti dalle autorità, come quelli per il Portale Alloggiati e per la comunicazione ISTAT (ad esempio, su sistemi come Ross1000).
- Invio telematico sicuro: Con un semplice tocco, le schedine compilate vengono spedite ai portali istituzionali tramite canali sicuri e crittografati.
Questo flusso di lavoro automatizzato porta vantaggi concreti e misurabili. Prima di tutto, la riduzione degli errori umani è drastica. Dire addio alla trascrizione manuale significa eliminare i refusi, le cifre invertite o i dati dimenticati che possono portare a sanzioni.
In secondo luogo, ottieni una conformità normativa automatica. Il sistema è sempre aggiornato con i formati richiesti dalla legge, garantendoti di lavorare sempre nel pieno rispetto delle normative sulla pubblica sicurezza e sulla statistica. Se vuoi approfondire come gestire queste comunicazioni direttamente dal tuo smartphone, la nostra guida su come usare Alloggiati Web su cellulare offre spunti molto utili.
La crittografia come standard di sicurezza
La protezione dei dati non si ferma all'eliminazione dell'immagine. Durante tutto il processo, dal momento della scansione fino all'invio, le informazioni devono viaggiare blindate.
Nowcheckin utilizza protocolli di crittografia avanzata per proteggere i dati sia quando sono in transito sia quando vengono processati dall'app. Questo significa che, anche nell'ipotesi remota di un'intercettazione, le informazioni sarebbero illeggibili e del tutto inutilizzabili per chiunque non sia autorizzato.
Scegliere uno strumento che integra questi meccanismi di sicurezza non è un lusso, ma una responsabilità fondamentale per chiunque gestisca dati di altre persone. Ti permette di offrire ai tuoi ospiti non solo un'accoglienza veloce, ma anche la tranquillità di sapere che la loro privacy è in mani sicure. E così, un adempimento burocratico si trasforma in un vantaggio competitivo.
Risolvere i problemi più comuni di scansione e OCR
Anche con la preparazione migliore e la mano più ferma, a volte la tecnologia decide di metterci alla prova. Basta un riflesso inatteso o un carattere un po' ostinato per trasformare una scansione da pochi secondi in un piccolo intoppo. Ma niente paura: per ogni problema comune, c'è sempre una soluzione pratica e veloce a portata di mano.
Questa sezione è la tua guida personale al troubleshooting, pensata per risolvere al volo le difficoltà più frequenti. Analizzeremo insieme scenari reali, scoprendo come un piccolo accorgimento possa fare tutta la differenza e garantire che il tuo processo di check-in rimanga sempre fluido e professionale.
Riflessi su documenti plastificati
È il nemico numero uno, soprattutto con patenti e carte d'identità elettroniche nuove di zecca. Un riflesso può cancellare informazioni vitali, come una data di scadenza o una parte del nome, rendendo la scansione inutilizzabile.
La soluzione pratica:
Invece di combattere con la fonte di luce, prova a cambiare l'angolazione del documento. Inclinalo leggermente, di pochi gradi, in una direzione e poi nell'altra. Spesso questo piccolo movimento è più che sufficiente a spostare il riflesso fuori dall'obiettivo, senza alterare la prospettiva in modo drastico. Ricorda sempre che una luce laterale e diffusa è la tua migliore alleata per prevenire il problema alla radice.
Testo sfocato o illeggibile
Una foto sfocata è, in poche parole, una scansione inutile. Le cause possono essere diverse: una mano un po' tremolante, una messa a fuoco imprecisa o, più spesso di quanto si pensi, una lente sporca.
Come intervenire subito:
- Blocca la messa a fuoco: Prima di scattare, tocca lo schermo in un punto del documento ricco di testo. Tieni premuto finché non vedi comparire l'indicatore di blocco (spesso "Blocco AE/AF"). In questo modo, il telefono non tenterà di rimettere a fuoco proprio mentre stai cercando la posizione perfetta.
- Appoggia i gomiti: Per stabilizzare al massimo la mano, appoggia i gomiti sul bancone della reception o su un tavolo. È un trucco semplice che riduce drasticamente le micro-vibrazioni.
- Pulisci la lente: Sembra banale, ma una ditata sulla fotocamera è la causa più comune di immagini "nebbiose". Una passata con un panno in microfibra risolve il problema all'istante.
Quando un ospite arriva, l'efficienza è tutto. Un processo di check-in rapido e senza intoppi comunica professionalità e attenzione al cliente, elementi chiave per incoraggiare le prenotazioni dirette.
Un'accoglienza impeccabile è fondamentale, soprattutto se pensiamo che il 28% dei viaggiatori italiani preferisce prenotare direttamente con la struttura, spinto proprio dalla qualità del servizio e della comunicazione. Un'esperienza fluida fin dal primo istante non fa che rafforzare questa fiducia. Se vuoi approfondire, puoi consultare i dati completi sui trend dell'ospitalità pubblicati da SiteMinder.
L'OCR non riconosce alcuni dati
Capita. La scansione sembra perfetta, ma il software OCR non riesce a estrarre un nome o interpreta male una data. Può succedere con caratteri un po' insoliti, documenti usurati dal tempo o formati non proprio standard.
La correzione manuale assistita:
È qui che un'app professionale come Nowcheckin mostra davvero i muscoli. Invece di costringerti a rifare tutto da capo, l'app ti mostra i dati estratti in un formato chiaro e modificabile. Se vedi un errore, lo correggi manualmente in pochi secondi, direttamente dal telefono.
- Scenario reale: L'OCR legge "G1useppe" invece di "Giuseppe".
- Soluzione con Nowcheckin: Ti basta toccare il campo del nome, correggere quella singola lettera e confermare. Tutti gli altri dati, già corretti, rimangono al loro posto.
Questa funzionalità trasforma un potenziale blocco in un piccolo intervento da due secondi. È il perfetto equilibrio tra automazione e controllo umano, pensato apposta per ridurre gli errori umani senza sacrificare la velocità.
Con Nowcheckin, la gestione degli ospiti diventa automatizzata 24/7, ma hai sempre la certezza di poter intervenire quando serve, assicurando che ogni singola registrazione sia precisa al 100% e perfettamente conforme alle normative.
I dubbi più comuni sulla scansione dei documenti per il check-in
È normale avere qualche perplessità quando si parla di usare il proprio cellulare per un'operazione così delicata come la registrazione degli ospiti. Qui ho raccolto le domande che mi vengono poste più spesso dai gestori come te, con risposte pratiche e dirette per fare chiarezza su legalità, tecnologia e problemi di tutti i giorni.
È davvero legale registrare gli ospiti con lo smartphone?
Assolutamente sì. La legge italiana è molto chiara su questo: non impone uno strumento specifico, come uno scanner da tavolo, ma richiede che la raccolta e l'invio dei dati avvengano in modo sicuro e conforme alle normative, in particolare al GDPR.
Il vero punto della questione non è il dispositivo che usi, ma il software che ci sta dietro. Un'app professionale come NowCheckin rende l'intero processo legale perché, a differenza della semplice fotocamera, non salva le foto dei documenti nella galleria del telefono. I dati vengono estratti in un ambiente protetto e trasmessi in modo crittografato alle autorità, rispettando i più alti standard di sicurezza e privacy.
La legalità non sta nella fotocamera, ma nella capacità dell'app di trattare i dati personali in modo sicuro e a norma di GDPR. Scegliere lo strumento giusto non è un'opzione, è un requisito fondamentale per lavorare in regola.
Che faccio se un documento è rovinato o quasi illeggibile?
Capita a tutti di trovarsi davanti a una carta d'identità che ha visto giorni migliori, con angoli smussati o scritte sbiadite. Questo può mettere in crisi anche i migliori sistemi OCR, ma non è il caso di andare nel panico.
Prima di arrenderti, metti in pratica i consigli che abbiamo visto prima: trova la luce migliore possibile e inclina il documento per eliminare ogni riflesso. A volte, un piccolo cambio di angolazione è tutto ciò che serve per far "riapparire" i caratteri.
Se l'OCR dovesse comunque commettere qualche errore, le app migliori ti vengono in soccorso. Con NowCheckin, ad esempio, i dati estratti ti vengono mostrati a schermo e puoi correggerli manualmente al volo prima di inviare la schedina. In questo modo hai sempre il controllo totale e la certezza che i dati inviati siano corretti al 100%, anche partendo da un documento non perfetto.
Funziona anche con i documenti stranieri?
Sì, e questa è una delle funzioni più preziose per chi, come noi, lavora con una clientela internazionale. Le applicazioni professionali sono state addestrate per riconoscere un'enorme varietà di documenti, dai passaporti di quasi ogni nazione alle carte d'identità europee.
Il loro segreto è la capacità di leggere la banda MRZ (Machine Readable Zone), quelle due o tre righe di caratteri e simboli che trovi in fondo alla pagina principale di ogni passaporto. Quella piccola sezione contiene tutte le informazioni anagrafiche in un formato standardizzato a livello mondiale, rendendo la lettura dei dati un'operazione fulminea e incredibilmente precisa, a prescindere dalla lingua.
Non posso semplicemente fare una foto con la fotocamera del telefono?
Scattare una semplice foto al documento dell'ospite è una pratica non solo inefficiente, ma anche pericolosa. La fotocamera si limita a salvare un'immagine, lasciando a te tutto l'onere di trascrivere i dati e, cosa più grave, creando un enorme problema di privacy.
Per un check-in che sia davvero a norma, ti serve un sistema che faccia molto di più di una semplice foto. Deve:
- Estrarre i dati in automatico.
- Compilare le schedine digitali per il Portale Alloggiati e l'ISTAT nel formato corretto.
- Inviare i dati in modo sicuro alle autorità.
- Cancellare in modo definitivo l'immagine del documento, senza lasciare tracce.
Un'app come NowCheckin fa esattamente questo. Trasforma il tuo smartphone da semplice fotocamera a strumento di lavoro completo, che gestisce l'intero processo garantendoti automazione totale e conformità legale automatica.
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