Introduzione a Schedine Alloggiati
In passato, i gestori di strutture ricettive come hotel o bed & breakfast erano tenuti a trasmettere manualmente, ogni giorno, i dati dei loro ospiti - sotto forma di schedine alloggiati cartacee - alle questure del comune di appartenenza.
Oggi, grazie all'evoluzione tecnologica, questo obbligo è stato digitalizzato attraverso l'uso di software e portali web specializzati.
Procedura Dettagliata: Invio delle Schedine Alloggiati
AlloggiatiWeb, il portale ufficiale della Polizia di Stato, rappresenta un esempio di piattaforma che semplifica la comunicazione dei dati dei clienti in modo efficiente e sicuro. Attraverso il portale degli alloggiati creeremo le nostre schedine alloggiati web, ne faremo l'invio schedine alloggiati web e soprattutto avremo modo di conservarle per 5 anni così come la legge impone.
Come si inizia ad usare alloggiatiweb? Sicuramente la prima cosa da fare è richiedere le credenziali di accesso.
Richiesta credenziali AlloggiatiWeb
Per richiedere le credenziali di accesso ad AlloggiatiWeb, è necessario contattare la questura del proprio comune. Sul sito di AlloggiatiWeb è disponibile una mappa interattiva con tutte le regioni italiane, che consente di trovare facilmente i riferimenti dell'ufficio competente.
Dopo aver selezionato la propria regione, si aprirà una seconda mappa interattiva con i vari comuni. Cliccando sul comune in cui si trova la propria struttura, verrà visualizzato un riquadro informativo con tutti i recapiti principali per contattare l'ufficio della questura, come email, telefono ed indirizzo.
Ad esempio, se il comune interessato è Catania, i passaggi da seguire sono i seguenti:
Selezioniamo poi il comune della città di Catania ed i contatti della questura appariranno giù
Ora che hai i riferimenti telefonici ed email contatta l'ufficio e richiedi esplicitamente che documentazione fornire per avere le credenziali del portale alloggiatiweb.
Ottenute le credenziali di accesso ovvero nome utente e password, sarai fornito anche di un file pdf che contiene dei codici numerici suddivisi per gruppi, in cui ogni gruppo conterra' 4 numeri.
Questo file e' molto importante perche' dovrai usarlo ogni qualvolta farai la login sul portale. In particolar
- Dalla home page seleziona nel menu' in alto la voce "Accesso"
- Seleziona il riquadro con la freccia verde "Area di lavoro (codici)"
- Appariranno i campi per inserire nome utente e password
- Digita le tue credenziali e clicca sul pulsante blu "Accedi"
- Adesso il sistema mostrerà un tastierino numerico per l’inserimento e la verifica dei codici dispositivi. Dovrai mettere i numeri mancanti nei riquadri bianchi seguendo i codici del tuo file pdf con tutti i tuoi gruppi di numeri. Hai 3 tentativi.
- Una volta eseguito l’accesso il sistema ti mostrerà la tua dashboard
Hai cosi' completato con successo il tuo accesso! Se hai ancora difficoltà ecco il manuale ufficiale del portale alloggiatiweb.
Invio Manuale schedina alloggiati
La procedura per l'invio manuale delle schedine alloggiati è la seguente:
- Accedi al sito web ufficiale della Polizia di Stato tramite il link
- Accedi all'Area di lavoro utilizzando le tue credenziali ed i codici numerici tuoi personali
- Premi il pulsante 'Inserimento' per accedere alla schermata di compilazione dei dati
- Compila le schedine alloggiati utilizzando l'interfaccia fornita dal sistema, inserendo le informazioni richieste per ciascun ospite
- Inserisci un ospite alla volta, completa tutte le informazioni richieste e premi il pulsante per convalidare i dati
Se desideri, verifica l'invio corretto del modulo appena compilato nella sezione 'Analisi invii', che mostra gli invii effettuati nella data corrente.
Invio automatico schedina alloggiati tramite file txt
Per utilizzare la funzionalità di invio delle schedine tramite file, seleziona semplicemente l'opzione "File" dalla barra superiore. Questa opzione ti consente di inviare un file pre-compilato in formato testo (.txt) contenente i dati relativi a più soggetti alloggiati nella struttura.
Per trasmettere un file dal tuo dispositivo, fai clic su "Seleziona", quindi scegli il file desiderato e infine premi "Elabora" per verificare formato e contenuto. La schermata successiva mostrerà l'esito dell'elaborazione, indicando il numero di schedine corrette e/o errate.
Per procedere con l'invio dei dati, seleziona "Prosegui". Nel caso in cui l'elaborazione del file rilevi errori, il sistema visualizzerà una schermata che riassumerà il numero di schedine corrette e quelle scartate, indicando la riga del file in cui si è verificato l'errore e le motivazioni dell'esclusione.
Se almeno una delle schedine risulta corretta, potrai decidere se trasmettere solo le schede corrette tramite il pulsante "Invia", correggendo successivamente gli errori nelle schedine rimanenti e ritrasmettendole. In alternativa, è possibile annullare completamente l'inserimento utilizzando il pulsante "Annulla", correggere gli errori e ritrasmettere l'intero file.
Problemi Tecnici: Soluzioni e Alternative
Come già ho spiegato nel mio precedente articolo, potrebbero verificarsi dei disservizi al portale alloggiatiweb. Niente panico!
Puoi sempre inviare una PEC alla questura del tuo comune e comunica nel corpo della mail le tue schedine alloggiati.
Conservazione delle Ricevute e Dati: Cruciale per Schedine Alloggiati
I tuoi obblighi con la legge non finiscono qua; le ricevute degli invii di ogni schedina alloggiati deve essere conservata (digitalmente) per ben 5 anni! Come fare quindi per recuperare questi dati? Useremo sempre il portale alloggiatiweb:
Una volta effettuato l'accesso al portale, dirigi il tuo sguardo verso l'alto e seleziona la voce "Ricevute" dal menù.
All'interno di questa sezione, avrai il potere di scaricare file che confermano il numero di schedine trasmesse correttamente in una specifica giornata. Ma c'è di più! Puoi accedere alle ricevute degli ultimi 30 giorni. La tabella dettagliata mostra la data di riferimento, il numero di schedine inviate, il numero di protocollo e, ovviamente, un pulsante magico per scaricare il file.
Conclusioni
Le schedine alloggiati sono il tuo strumento digitale per il rispetto delle normative e delle regolamentazioni di chi esercita una professione stupenda come quella di host di strutture ricettive. Hai imparato come inviarle, conservarle e cosa fare in caso di malfunzionamenti del portale alloggiatiweb.
Ma ci sono strumenti alternativi che ti forniscono supporto in questo tuo viaggio, come ad esempio NowCheckin, l'app per il tuo smartphone che ho sviluppato che ti permette di registrare i tuoi check-in automaticamente.
Con i suoi algoritmi di intelligenza artificiale, basta una foto del documento del tuo ospite per ottenere tutti i dati in un battibaleno. Semplifica la vita e libera il tuo tempo per ciò che conta veramente: l'accoglienza dei tuoi ospiti!
