10 sistemi di automazione per il check-in: confronto 2026

Sono le 18 di venerdì, arrivano quattro gruppi insieme e tu devi copiare nomi, date e numeri di documento mentre qualcuno chiede già la password del Wi-Fi. È lì che il check-in manuale mostra il suo costo reale. Non è solo tempo al banco. È rischio di errore, invio rimandato, ricevuta da ritrovare settimane dopo.

Il carico non sta calando. Secondo Istat sui flussi turistici del secondo trimestre 2025, gli arrivi negli esercizi ricettivi italiani sono cresciuti dell'1,1% e le presenze del 4,7% rispetto allo stesso periodo dell'anno precedente. Le presenze negli alloggi in affitto gestiti in forma imprenditoriale sono salite del 9%, quindi chi gestisce affitti brevi sente la pressione prima degli altri.

Qui trovi dieci sistemi di automazione per il check-in messi a confronto senza schede copiate dai siti. Per ognuno ho indicato cosa fa davvero, dove si ferma e cosa devi verificare prima di pagare, cioè regione coperta, portali collegati, costo dei moduli extra e compatibilità con il gestionale che usi già. I prezzi sono quelli pubblicati. Quando un prezzo non è pubblicato, lo dico.

1. NowCheckin

NowCheckin è un'app per registrare gli ospiti senza ricopiare a mano i dati del documento. Puoi fotografare un documento d'identità o un passaporto, oppure selezionarlo dalla galleria: l'app ne estrae i dati e permette di inviarli con un clic ad AlloggiatiWeb e ISTAT, generando anche la tassa di soggiorno. Puoi gestire date, camere e più ospiti insieme. Il punto da verificare prima dell'acquisto è la copertura del portale turistico della tua regione e del sistema comunale per la tassa di soggiorno.

Gli invii ad AlloggiatiWeb e ISTAT e la generazione della tassa si completano con un clic finale. Per AlloggiatiWeb, l'invio va effettuato entro 24 ore dall'arrivo, o al momento dell'arrivo per soggiorni inferiori a 24 ore, come indica il Portale Alloggiati della Polizia di Stato. SchedineCloud archivia automaticamente le ricevute, così puoi ritrovarle e mostrarle durante un controllo di polizia.

Cosa verificare prima di iniziare

• Portali regionali: NowCheckin è integrato con diversi portali ISTAT, tra cui OsservatorioTuristico Sicilia, Ross1000 Sardegna e i sistemi regionali e provinciali indicati dal servizio. Controlla che sia coperto il portale usato dalla tua struttura. Per la tassa di soggiorno, verifica invece l'integrazione disponibile per il tuo comune.
• Qualità della foto: se i dati non vengono letti correttamente, serve una verifica e può essere necessario correggerli. L'app avvisa che l'AI può commettere errori. La scansione dalla galleria è utile se hai già fotografato il documento, ma non elimina il controllo finale.
• Prezzo e uso: il sito non pubblica i prezzi degli abbonamenti. Chiedi il costo prima di estendere il servizio a tutte le strutture e verifica se si integra con il gestionale che usi già.

Il servizio è mirato alla registrazione degli ospiti e all'archiviazione delle ricevute. Per chi cerca anche le funzioni di un PMS, la compatibilità con il gestionale esistente resta un punto da chiarire prima di scegliere.

2. Vikey

Vikey ha senso quando vuoi collegare il check-in all'apertura della porta. La piattaforma italiana unisce invio delle schedine ad Alloggiati Web, contratti digitali firmati con OTP, calcolo e riscossione online della tassa di soggiorno e moduli per serrature e accessi smart. Sul sito trovi anche un approfondimento sul check-in con Vikey utile per capire il flusso lato ospite.

I prezzi pubblicati partono da 4,90 €/unità/mese per Starter Pack e 9,90 €/unità/mese per Master Pack, IVA esclusa, come indicato su Vikey. È un buon segno, perché puoi stimare il costo senza una chiamata commerciale. Il rovescio è altrettanto chiaro. Ogni modulo in più alza il canone e l'automazione degli accessi può richiedere hardware compatibile o una configurazione dedicata.

Regola pratica: chiedi il costo totale con serratura, tastierino e moduli attivi, non il prezzo di partenza. La differenza decide se conviene.

Le integrazioni dichiarate includono PMS, channel manager e Airbnb. Verificale una per una con i nomi esatti dei software che usi, perché "integrazione PMS" non significa automaticamente il tuo PMS. Per case vacanza senza reception è una soluzione coerente. Per chi accoglie in presenza, paghi funzioni che forse non userai mai.

3. Wiisy

Wiisy lavora su due fronti, check-in in presenza dall'app e raccolta dati online prima dell'arrivo. Scansiona i documenti, invia ad Alloggiati Web, archivia le ricevute e prepara i dati ISTAT per i portali supportati. Gestisce anche più collaboratori, cosa utile se alla reception si alternano due o tre persone.

Il prezzo pubblicato su Wiisy parte da 3,99 €/unità/mese + IVA, con un carnet da 22,50 € + IVA per 25 check-in. La prova gratuita dura 30 giorni senza carta. Il carnet però scade dopo 12 mesi, quindi per una struttura stagionale con pochi arrivi devi fare bene i conti prima di comprarlo.

Il punto debole non è il software, è il contesto. Il Rapporto Annuale Istat 2024 segnalava tra gli ostacoli all'uso dell'intelligenza artificiale la carenza di competenze nel 55,1% dei casi e la qualità insufficiente dei dati nel 45,5%. Tradotto, la scansione aiuta solo se controlli campi obbligatori, date e duplicati prima dell'invio.

Verifica quindi tre cose in prova. Come segnala un documento letto male, chi può correggere un errore, e quanto costano le integrazioni aggiuntive con volumi alti. Se le risposte sono chiare, Wiisy è un'opzione equilibrata per B&B, campeggi e piccoli hotel.

4. WelcoMate

Prima di scegliere WelcoMate, calcola il costo dei moduli che userai davvero. Il piano base parte da 2,99 €/mese, secondo il listino pubblicato, e prevede una prova di 30 giorni senza carta. Include check-in online con OCR, invio ad Alloggiati Web, comunicazioni ISTAT, download delle ricevute e dashboard multi-proprietà.

Smart lock, verifica dell'identità e alcune funzioni fiscali sono a pagamento. Il prezzo d'ingresso, quindi, non basta per confrontarlo con altre soluzioni: chiedi il costo complessivo in base alle funzioni necessarie.

Il nodo privacy che molti saltano

L'identificazione degli ospiti richiede i dati previsti dalla normativa, ma non comporta automaticamente la necessità di conservare una copia integrale del documento. L’Atto di indirizzo 2025 del Ministero del Turismo offre un riferimento per valutare la gestione dei dati. Se attivi una verifica biometrica, chiedi per iscritto quale base giuridica viene applicata, per quanto tempo sono conservati i dati e quali ruoli hanno la struttura e il fornitore.

Verifica anche che WelcoMate sia compatibile con il PMS già in uso e con i portali della tua Regione. Sono controlli da fare prima dell'acquisto: una copertura incompleta può tradursi in passaggi manuali e ridurre il vantaggio del prezzo iniziale.

5. ValueGuest

Se ti serve più del check-in, ValueGuest punta a sostituire diversi strumenti insieme. Riunisce calendario, Alloggiati Web e ISTAT, calcolo della tassa di soggiorno, contratti con firma elettronica, messaggi automatici, guida digitale per gli ospiti e sito per prenotazioni dirette. L'ospite accede tramite link o QR senza installare un'app, e questo riduce gli attriti.

Il prezzo pubblicato su ValueGuest è di 4 €/struttura/mese o 40 €/anno, IVA esclusa, con prova gratuita di 30 giorni senza carta. Per una struttura singola è leggibile e prevedibile. La sincronizzazione dei canali però si basa su iCal, che non è in tempo reale come un channel manager con API. Se vendi su più portali con disponibilità serrata, questo è il punto da testare per primo.

C'è anche un tema di misura. Gli Osservatori del Politecnico sulla Business Process Automation riportano che nel 2025 il 51% delle grandi imprese italiane usa almeno un approccio di automazione dei processi, ma solo il 23% usa soluzioni più avanzate con intelligenza artificiale. Per una piccola struttura conta altro, cioè tempo medio per registrazione, tasso di errore prima dell'invio e pratiche completate senza intervento manuale.

ValueGuest conviene se usi davvero messaggi, guida e prenotazioni dirette. Se vuoi solo gli invii obbligatori, è sovradimensionato.

6. Alloggy

Alloggy è l'unico in lista con un piano gratuito permanente, e va letto con attenzione. Offre invio ad Alloggiati Web con validazione preventiva, check-in online multilingue con lettura automatica dei documenti, archivio delle ricevute, collegamento ai calendari Airbnb e Booking, gestione pulizie e messaggi automatici. Se stai valutando il flusso da remoto, questa guida alle app di self check-in ti aiuta a confrontare i passaggi lato ospite.

Il piano gratuito pubblicato su Alloggy copre una struttura entro 15 ospiti al mese e un utente. I piani a pagamento partono da 7,99 €/mese. Per un singolo appartamento con pochi arrivi è un ingresso onesto. Appena cresci, il salto al piano a pagamento è inevitabile.

Un piano gratuito con limite mensile va provato nel mese più pieno, non nel più vuoto. Altrimenti scopri il limite quando hai già cambiato abitudini.

Il contesto istituzionale spinge nella stessa direzione. Il Ministero del Turismo sulla Banca Dati delle Strutture Ricettive ha comunicato nel giugno 2025 oltre 664.000 strutture registrate e più di 582.000 Codici Identificativi Nazionali rilasciati. Con controlli digitali dei Comuni e registro delle verifiche, avere anagrafiche e ricevute ordinate non è più un optional.

7. Chekin

Chekin è la scelta da valutare se gestisci strutture in più Paesi. Piattaforma internazionale, copre check-in online e raccolta documenti, invio ad Alloggiati Web, integrazioni con sistemi statistici regionali italiani, calcolo della tassa di soggiorno e archiviazione digitale delle ricevute.

Il sito Chekin indica un prezzo base di circa 4 €/proprietà/mese con fatturazione annuale. Condizioni, eventuali minimi e moduli vanno verificati, perché il costo reale dipende da piano e numero di unità. È il limite principale per chi confronta in autonomia, devi chiedere una quotazione precisa per la tua configurazione.

Dove cade spesso chi sceglie piattaforme internazionali

• Copertura regionale: la presenza in Italia non garantisce il portale statistico della tua Regione o il sistema comunale della tua città.
• Assistenza in italiano: verificala in prova con una domanda operativa, non commerciale.
• Dati e conservazione: chiedi dove restano le ricevute e come le esporti se cambi fornitore.

Il ritardo italiano spiega perché le soluzioni pronte vincono su quelle da costruire. Il comunicato Istat su imprese e ICT 2024 riporta che l'8,2% delle imprese italiane con almeno 10 addetti usava almeno una tecnologia di IA, contro il 13,5% della media UE27. Per un gestore con strutture in più mercati, Chekin resta coerente, a patto che la copertura locale sia confermata per iscritto.

8. trasmetti.com

trasmetti.com fa una cosa precisa e la dichiara nel nome, trasmettere i dati ad Alloggiati Web, con alcune integrazioni statistiche regionali. Scansione OCR dei documenti, gestione di più strutture da un unico account e archiviazione delle ricevute. Se vuoi ripassare i passaggi, leggi la guida all'invio delle schedine alloggiati prima di scegliere lo strumento.

Il modello commerciale è il suo punto forte. I pacchetti pubblicati su trasmetti.com partono da 20 € per 250 check-in, senza abbonamento, senza rinnovo automatico e senza scadenza dei crediti. Per una struttura stagionale che apre quattro mesi l'anno, pagare a consumo batte quasi sempre un canone mensile versato anche a struttura chiusa.

Il sito dichiara inoltre che le immagini dei documenti non vengono conservate. È una scelta coerente con la minimizzazione dei dati, estrarre solo i campi necessari invece di archiviare scansioni complete. Verificala però nelle condizioni di trattamento, perché è lì che si definiscono ruoli e responsabilità.

I limiti sono due. La copertura delle statistiche regionali non è universale, quindi potresti dover fare a mano il flusso ISTAT. E il prezzo per gli hotel non è pubblicato, serve un'offerta dedicata. Per B&B e affitti brevi stagionali resta una delle opzioni più pulite.

9. OneCheckin

OneCheckin è il modulo di check-in del gestionale Magellano, e questo dato orienta tutta la scelta. Raccoglie i dati online, invia ad Alloggiati Web, gestisce la comunicazione ISTAT e il pagamento della tassa di soggiorno tramite Pay Rider. Nel piano Premium è prevista anche un'opzione di riconoscimento facciale.

Il listino pubblicato su OneCheckin è di 3 €/alloggio/mese per il piano Base e 4 €/alloggio/mese per il Premium, con offerte personalizzate per gestioni più ampie. Prezzi pubblici per unità, quindi il confronto è immediato. Se usi già Magellano, l'integrazione interna riduce passaggi e doppie anagrafiche, ed è un vantaggio reale.

Se non lo usi, il discorso cambia. Alcune funzioni sono legate al gestionale, perciò devi valutare l'adozione dell'intero ecosistema e non del solo modulo. Chiedi cosa resta attivo se un domani cambi PMS, e come esporti storico e ricevute.

C'è anche un aspetto operativo spesso ignorato. Il comunicato Istat sui flussi turistici del secondo trimestre 2025 indica una permanenza media di 3,13 notti, pari a 2,89 notti per i residenti e 3,31 notti per gli stranieri. Soggiorni più lunghi e ospiti internazionali significano più dati da associare correttamente alla stessa pratica. Prova quindi il flusso con un documento straniero e con un soggiorno di più notti, verificando che modifiche e proroghe non creino invii duplicati.

10. GoToCheck

GoToCheck arriva dalla Spagna e si presenta anche sul mercato italiano con check-in digitale e OCR, invio automatico ad Alloggiati Web e contratti digitali. Nei piani superiori aggiunge integrazione con serrature smart, mentre il piano Enterprise prevede assistenza ai messaggi tramite IA e funzioni per vendere servizi aggiuntivi.

I prezzi pubblicati su GoToCheck partono da 3,95 €/proprietà/mese + IVA per il Base e da 7,45 €/mese + IVA per il Premium, con prova gratuita senza carta. La tassa di soggiorno e le serrature sono però riservate ai piani superiori, quindi il piano d'ingresso copre solo una parte degli adempimenti italiani. Fai il confronto sul piano che include tutto ciò che devi inviare.

Controllo decisivo: elencate per iscritto Regione, Comune e portale statistico. Se il fornitore risponde in modo generico, non è pronto per la tua zona.

Il vantaggio dichiarato è l'integrazione con autorità turistiche di altri Paesi, utile se gestisci immobili anche fuori dall'Italia. Per chi opera solo qui, invece, contano interoperabilità locale e gestione delle eccezioni. Un portale comunale indisponibile, un invio duplicato o un codice struttura errato valgono più di qualsiasi funzione commerciale. GoToCheck è da provare, ma la prova deve includere un invio reale completo, ricevuta compresa.

Prezzi pubblicati, prove gratuite e portali coperti dei principali sistemi di check-in

Il prezzo d'ingresso conta solo se il piano include i portali e le funzioni che servono alla tua struttura. Prima di acquistare, verifica la copertura della Regione e del Comune, il costo dei moduli aggiuntivi e la compatibilità con il gestionale che usi già. La tabella riassume prezzi e prove indicati per ciascun servizio; per NowCheckin, il prezzo non è pubblicato.

Le voci “Non indicata” non confermano che una prova o una funzione manchi: indicano solo che non è specificata qui. Prima di scegliere, chiedi quali portali sono inclusi nella tariffa e se la copertura vale per la tua Regione e il tuo Comune. Verifica anche se i moduli fiscali hanno un costo a parte e se il servizio si collega al gestionale già in uso.

Quale sistema scegliere senza sbagliare il primo acquisto

La scelta dipende da dove lavori, dai portali da collegare e dagli strumenti che già usi. Prima di confrontare le funzioni, chiarisci tre aspetti: Regione e Comune della struttura, gestionale in uso e numero medio di ospiti al mese. Servono a capire quali flussi devono funzionare e se ha senso un canone o un sistema a consumo.

Anche il tipo di accoglienza cambia la priorità. Se il lavoro manuale è ricopiare i documenti, cerca una scansione rapida e un invio diretto. Se gestisci accessi a distanza, verifica le funzioni di self check-in e la compatibilità con i dispositivi che usi. Per un'attività stagionale, confronta il costo dei crediti con quello di un abbonamento.

La prova che conta davvero

Prova il flusso completo con un arrivo reale: dal documento alla ricevuta. Controlla quanto tempo richiede, quali campi vanno corretti e cosa succede se la foto è poco nitida o l'invio viene respinto.

• Ricevute recuperabili: verifica se puoi consultarle in seguito per data e struttura.
• Correzioni tracciabili: chiedi chi può modificare i dati e se resta una traccia della modifica.
• Uscita dal servizio: controlla come esportare anagrafiche e ricevute se cambi fornitore.
• Dati conservati: verifica quali informazioni vengono mantenute, chi può accedervi e per quanto tempo.

L'automazione riduce la digitazione, ma non elimina i controlli. Restano da verificare anagrafiche, destinazione dei flussi e ricevute. Prima di acquistare, accertati che il sistema copra i portali richiesti nella tua Regione e nel tuo Comune. Poi controlla il costo degli eventuali moduli e che l'integrazione con il gestionale già in uso sia effettivamente disponibile.

Confronta due candidati sullo stesso arrivo e valuta tempi, correzioni e recupero della ricevuta. NowCheckin è disponibile per iOS e Android. Invia con un clic i dati degli ospiti ad AlloggiatiWeb e ISTAT e genera la tassa di soggiorno; SchedineCloud archivia le ricevute di AlloggiatiWeb per poterle recuperare. La scelta adatta è quella che gestisce i tuoi flussi e regge nei momenti di maggiore attività, non quella con più funzioni elencate.

Se il problema è ricopiare i documenti e ritrovare le ricevute, NowCheckin consente di fotografare il documento, inviare i dati ad AlloggiatiWeb e ISTAT e generare la tassa di soggiorno. Le ricevute di AlloggiatiWeb vengono archiviate con SchedineCloud. Verifica che i portali necessari siano supportati e prova il flusso prima di scegliere.